"Quem precisa aprovar isto?" é uma pergunta que sua equipe nunca deveria precisar fazer. Se a resposta depende de para quem você pergunta, ou de um PDF de política que ninguém abre desde que foi escrito, o resultado é atraso (tudo vai para o topo) ou risco (nada vai para lugar nenhum).
Em resumo
- Uma matriz de alçadas diz quem pode aprovar o quê, até qual valor, para cada tipo de solicitação.
- Baseie os limites no seu histórico real de solicitações e fique em três ou quatro faixas.
- Decida os casos de borda antes: autoaprovação, compras fracionadas, ausências e valores que mudam depois da aprovação.
- A matriz funciona melhor quando o fluxo escolhe os aprovadores pelo valor, e não o solicitante.
Uma matriz de alçadas responde a essa pergunta uma vez, por escrito, para cada tipo de solicitação e cada valor. Este guia mostra como montar uma, como escolher os limites e como lidar com os casos de borda que derrubam a maioria das matrizes na prática.
O que é uma matriz de alçadas
Uma matriz de alçadas (também chamada de tabela de alçadas, política de alçadas, limites de aprovação ou matriz de delegação de autoridade) é uma tabela que diz quem pode aprovar o quê, até qual valor.
Na forma mais simples, ela tem três colunas:
| Tipo de solicitação | Valor | Aprovadores |
|---|---|---|
| Compra | Até R$ 5.000 | Gestor |
| Compra | De R$ 5.000 a R$ 50.000 | Gestor, diretor da área |
| Compra | Acima de R$ 50.000 | Gestor, diretor da área, diretor financeiro |
Cada linha é uma alçada, ou faixa. Uma solicitação cai em exatamente uma faixa, e essa faixa diz quem precisa aprová-la.
Os valores acima são só um exemplo. Os limites certos dependem do tamanho da empresa, das margens e de quanto risco ela aceita correr numa única decisão.
Por que isso importa
Uma boa matriz de alçadas faz três coisas ao mesmo tempo:
- Acelera as decisões pequenas. Uma assinatura de software de R$ 1.500 não deveria esperar pelo diretor financeiro. Levar os valores pequenos para os gestores elimina a maior parte da fila.
- Protege as decisões grandes. Compromissos grandes ou fora do comum passam por mais olhos, e quem responde pelo orçamento vê antes de o dinheiro sair.
- Deixa a auditoria sem surpresas. Quando um auditor pergunta como um contrato de R$ 120.000 foi aprovado, a resposta é uma regra e um registro, não uma história.
Como escolher seus limites
Não existe uma tabela universal, mas existe um método razoável.
1. Parta das solicitações reais
Exporte os últimos 6 a 12 meses de compras, despesas ou contratos. Ordene por valor. Normalmente você vai ver que muitas solicitações são pequenas e que poucas concentram a maior parte do dinheiro. Esse formato mostra onde as faixas devem ficar.
2. Coloque o primeiro limite onde a maioria das solicitações para
A primeira faixa deve cobrir o grosso das solicitações de rotina, para que a maioria precise de uma aprovação só. Se a maior parte das suas compras fica abaixo de R$ 2.500, um primeiro limite de R$ 5.000 mantém essas compras andando.
3. Amarre a faixa mais alta ao impacto real
A faixa mais alta deve pegar os compromissos que realmente doeriam se dessem errado: uma parte relevante do orçamento de um departamento, contratos de vários anos ou qualquer coisa acima do que o diretor financeiro ou o dono quer ver pessoalmente.
4. Fique em três ou quatro faixas
Cada faixa a mais é mais uma regra que as pessoas precisam entender. A maioria das empresas pequenas e médias fica bem servida com três faixas para compras e duas para despesas.
5. Revise uma vez por ano
As empresas crescem e os preços sobem. Um limite que fazia sentido com 20 pessoas pode criar fila com 80.
Em sequência ou todos de uma vez?
Quando uma faixa tem mais de um aprovador, decida como eles aprovam:
- Sequencial: o gestor aprova primeiro, depois o diretor da área, depois o diretor financeiro. Cada aprovador vê o que os anteriores decidiram, e os mais seniores só gastam tempo com o que já passou pela primeira conferência. É a escolha mais comum.
- Paralela: todos recebem a solicitação ao mesmo tempo e todos precisam aprovar. É mais rápido, mas os aprovadores seniores analisam pedidos que o gestor ainda pode rejeitar.
A aprovação sequencial costuma ser o melhor padrão para aprovações por valor. Use a paralela quando os aprovadores conferem coisas diferentes, como o financeiro olhando o orçamento enquanto o jurídico olha o contrato.
Os casos de borda que derrubam as matrizes de alçadas
A maioria das matrizes de alçadas parece ótima no papel e falha nestas situações. Decida cada uma antes.
Autoaprovação
O que acontece quando o solicitante também é o aprovador daquela faixa, por exemplo um diretor de área comprando algo dentro da própria alçada? A regra usual: ninguém aprova a própria solicitação. A solicitação pula essa pessoa e vai para o próximo aprovador ou para um nível acima.
Compras fracionadas
Alguém precisa comprar R$ 60.000 em equipamentos, o limite para uma aprovação única é R$ 50.000, e na mesma semana aparecem três solicitações de R$ 20.000. Isso se chama fracionamento, e a matriz deve proibi-lo de forma explícita. O controle prático é revisar periodicamente as solicitações por fornecedor ou por solicitante em cada mês.
Ausências e delegação
Aprovadores tiram férias. Se ninguém foi designado, as solicitações esperam ou são aprovadas por "quem estava por perto". Defina um substituto para cada aprovador, com datas, e garanta que a delegação fique registrada no histórico da solicitação, para ficar claro quem aprovou em nome de quem.
Aprovadores que não existem
Algumas faixas nomeiam uma função, como "diretor da área", que pode não existir em todas as equipes. Decida a alternativa: o nível acima ou uma pessoa nomeada no financeiro.
Valor que muda depois da aprovação
Se uma solicitação de R$ 4.500 vira R$ 7.000 quando o orçamento chega, ela mudou de faixa. A solicitação deve passar de novo pela aprovação com o novo valor, e não seguir com a aprovação antiga.
Moeda
Se você compra em mais de uma moeda, como em importações ou softwares cobrados em dólar, diga em qual moeda estão os limites e como converter. Uma prática comum é converter para reais pela cotação do dia da solicitação, por exemplo a PTAX divulgada pelo Banco Central.
Exemplos de matriz de alçadas
Pequena empresa (10 a 50 pessoas)
| Solicitação | Valor | Aprovadores |
|---|---|---|
| Compra | Até R$ 10.000 | Gestor |
| Compra | Acima de R$ 10.000 | Gestor, dono ou diretor-geral |
| Reembolso de despesas | Até R$ 2.000 | Gestor |
| Reembolso de despesas | Acima de R$ 2.000 | Gestor, financeiro |
Empresa média (50 a 300 pessoas)
| Solicitação | Valor | Aprovadores |
|---|---|---|
| Compra | Até R$ 5.000 | Gestor |
| Compra | De R$ 5.000 a R$ 50.000 | Gestor, diretor da área |
| Compra | De R$ 50.000 a R$ 250.000 | Gestor, diretor da área, diretor financeiro |
| Compra | Acima de R$ 250.000 | Gestor, diretor da área, diretor financeiro, diretor-geral |
| Contrato | Qualquer valor | Diretor da área, jurídico |
| Desconto | Até 10% | Gerente comercial |
| Desconto | Acima de 10% | Gerente comercial, diretor comercial |
Essas tabelas são pontos de partida. Troque os valores por outros baseados no seu próprio histórico de solicitações, como descrito acima.
Perguntas frequentes
O que é uma matriz de delegação de autoridade (DOA)?
É outro nome para a matriz de alçadas, comum em empresas maiores e na linguagem de auditoria. A sigla vem do inglês delegation of authority. Uma DOA costuma cobrir mais do que compras: contratações, contratos, preços, investimentos e compromissos jurídicos, cada um com seus próprios limites.
Quem deve ser o responsável pela matriz de alçadas?
Normalmente o financeiro a mantém, e o diretor-geral ou o conselho a aprova, já que ela delega a autoridade deles. Os diretores de área devem revisar as faixas que os afetam, porque são eles que convivem com os atrasos quando um limite está baixo demais.
Os limites de aprovação devem ser iguais para todos os departamentos?
Não necessariamente. Uma equipe de marketing que compra mídia pode precisar de um primeiro limite mais alto do que uma equipe administrativa que compra material de escritório. Mantenha a mesma estrutura e ajuste os valores por tipo de solicitação ou por departamento quando o histórico justificar.
O que acontece quando um aprovador rejeita uma solicitação?
A solicitação para e volta para o solicitante com o motivo. Exigir um motivo curto em toda rejeição evita que a mesma solicitação volte sem mudanças. Para problemas pequenos, devolver a solicitação para ajustes é melhor do que rejeitar.
Da planilha ao encaminhamento automático
Uma matriz de alçadas numa planilha ainda depende de o solicitante escolher os aprovadores certos. O que faz a matriz funcionar na prática é deixar o fluxo escolher os aprovadores pelo valor, para que o solicitante só preencha a solicitação.
No Easyflow, um passo de aprovação pode usar alçadas: você define as faixas por valor, cada faixa lista seus aprovadores (uma pessoa, o gestor do solicitante, alguém escolhido em um passo anterior) e a solicitação vai sozinha para as pessoas certas. Se o valor muda, os aprovadores são recalculados. Os aprovadores podem decidir pelo e-mail, um substituto assume enquanto alguém está ausente e toda decisão fica registrada na linha do tempo da solicitação. Os processos Pedido de compra com alçadas e Aprovação de desconto da galeria estão prontos para adaptar.
Para o processo de compras completo em volta da matriz, da solicitação à entrega, leia nosso guia de aprovação de compras.