Easyflow para serviços profissionais
Cadastro de clientes, contratos e despesas sem correntes de e-mail
Agências, consultorias e escritórios de contabilidade e de advocacia vendem tempo e conhecimento. O trabalho interno em volta disso, cadastrar um cliente, analisar um contrato, aprovar um desconto numa proposta, reembolsar a viagem de um projeto, é pequeno a cada vez e constante o ano inteiro.
Num escritório de vinte ou de cem pessoas, esse trabalho roda por e-mail e numa pasta compartilhada. Os sócios aprovam pelo celular entre uma reunião e outra, os documentos chegam em cinco versões e, quando um cliente pergunta o que foi combinado, alguém precisa garimpar e-mails antigos.
Grátis por 14 dias. Sem cartão de crédito.
Onde o trabalho trava hoje
E o que muda quando cada rotina vira um processo claro, com responsável, formulário e prazo.
Dados do cliente coletados por e-mail
HojeUm cliente novo manda razão social, CNPJ, inscrição estadual e cartão CNPJ em vários e-mails, e alguém digita tudo de novo no sistema de faturamento.
Com um processoO cadastro de cliente manda ao cliente um link seguro para ele mesmo preencher os dados da empresa, e o financeiro aprova o cadastro.
Contratos analisados no "responder a todos"
HojeA minuta vai e volta e ninguém tem certeza de qual versão foi aprovada nem de quem aceitou as cláusulas arriscadas.
Com um processoA análise de contrato vai da solicitação à análise jurídica, negociação, aprovação da diretoria e arquivamento, com cada versão anexada ao seu próprio passo.
Descontos dados numa ligação
HojeUm sócio aceita honorários menores numa ligação e o resto do escritório descobre quando a nota fiscal sai.
Com um processoUma proposta comercial com itens deixa o desconto decidir quem aprova, e o PDF da proposta fica pronto para enviar assim que ela é aprovada.
Sócios como gargalo
HojeAs aprovações esperam a única pessoa que está viajando, no cliente ou em audiência.
Com um processoOs sócios aprovam pelo e-mail, com uma página de confirmação antes, e substitutos assumem os passos deles enquanto estão ausentes.
Processos para começar
Modelos prontos para adaptar em minutos. Abra um para ver cada passo, campo e aprovação.
Cadastro de cliente
O cliente preenche razão social, CNPJ, inscrição estadual, endereço de cobrança e cartão CNPJ por um link seguro, então ninguém digita nada de novo.
Novo cliente → Dados da empresa → CadastroAnálise de contrato
Contratos de prestação de serviços e de clientes passam por análise jurídica, negociação e aprovação, e a versão assinada é arquivada com a data de vencimento.
Solicitação → Análise jurídica → Negociação → Aprovação da diretoria → Assinatura e arquivamentoSolicitação de NDA
Tenha um acordo de confidencialidade analisado, enviado e arquivado antes de um cliente em potencial compartilhar informações sensíveis.
Solicitação → Análise jurídica → Preparar e enviar → Assinado e arquivadoProposta comercial
Monte uma proposta de honorários com itens, deixe o desconto decidir quem aprova e emita o PDF da proposta.
Proposta → Retorno do clienteDeclaração de conflito de interesses
A equipe declara relações que possam conflitar com o trabalho para um cliente, e só o compliance vê os detalhes.
Declaração → Ciência do gestor → Análise do complianceReembolso de despesas
A equipe lança viagens e refeições de clientes com os comprovantes, o gestor aprova e o financeiro reembolsa por Pix ou transferência.
Relatório de despesas → Aprovação do gestor → Pagamento → Confirmar recebimentoSolicitação de viagem
Planeje uma visita ao cliente com os custos estimados, aprove e guarde passagens, vouchers e comprovantes na mesma solicitação.
Viagem → Aprovação → Reservas → Prestação de contasAprovação de conteúdo
Agências enviam um post, anúncio ou peça de campanha para revisão, com revisão jurídica quando a peça fala de preços, promoções ou promessas do produto.
Conteúdo → Revisão do marketing → Revisão jurídica → PublicaçãoRegistro de visitantes
Clientes e outros visitantes se registram no próprio celular por um QR code na recepção, aceitam as regras de visita e a recepção avisa quem vai recebê-los.
Registro → RecepçãoO que mais importa aqui
Passos para convidados
Clientes preenchem um passo por um link no e-mail, sem conta, e nunca contam como usuários.
Aprovação pelo e-mail
Os aprovadores respondem direto pelo e-mail, com uma página de confirmação antes, para que os leitores automáticos de e-mail não aprovem nada.
Substitutos nas ausências
Quando um sócio está fora, um substituto recebe os passos dele automaticamente.
Assinaturas
Declarações e aceites são assinados com nome digitado e ficam com a data na linha do tempo.
PDFs gerados
Propostas e outros documentos são gerados em PDF a partir do seu próprio modelo, com o seu logo e um código de verificação.
Histórico completo
Toda solicitação guarda um registro à prova de adulteração de quem fez o quê e quando, útil quando um cliente pergunta o que foi combinado.
Perguntas frequentes
O Easyflow é um software de gestão de escritório ou de controle de horas?
Não. Ele não controla horas faturáveis, não gerencia casos ou projetos de clientes e não emite faturas. Ele roda as solicitações e aprovações internas em volta do trabalho para clientes.
Os clientes conseguem acompanhar a solicitação?
Sim, quando ela começa por um formulário público: o solicitante recebe uma página de acompanhamento e atualizações por e-mail conforme ela anda. Clientes também podem preencher um passo de convidado por um link no e-mail.
Dá para manter as declarações de conflito em sigilo?
Sim. A declaração de conflito de interesses pronta já vem configurada para que o gestor seja avisado enquanto só o compliance vê os detalhes.
Ele substitui nossa ferramenta de assinatura eletrônica para contratos de clientes?
Provavelmente não. A assinatura no Easyflow é um nome digitado com aceite, registrado na linha do tempo. Se os seus contratos pedem certificado digital ICP-Brasil ou um serviço de assinatura eletrônica dedicado, continue usando-o e anexe o arquivo assinado à análise de contrato.
Outros setores
Reúna estas rotinas em um só lugar
Comece pelos processos acima, convide as pessoas envolvidas por e-mail e envie a primeira solicitação hoje. Um plano com todos os recursos, a partir de US$ 49 por mês para 5 usuários.
Crie seu espaço de trabalho