O pedido de compra é o momento em que a empresa assume um compromisso com o fornecedor, por isso é ali que a falta de controle aparece primeiro. Quando todo pedido passa pela mesma pessoa, ela vira o gargalo. Quando nenhum precisa de aprovação, a primeira vez que alguém olha com atenção para um pedido grande é quando a nota fiscal chega.
Neste modelo, o total do pedido decide quem aprova. O solicitante informa o fornecedor e o CNPJ dele, o centro de custo, até quando precisa, por que a compra é necessária e os itens, e o formulário calcula o total linha a linha. Pedidos de até R$ 1.000 vão direto para compras. Acima de R$ 1.000 e até R$ 10.000, o gestor do solicitante aprova; acima de R$ 10.000, são necessárias duas aprovações, por exemplo de dois diretores. Se alguém altera os itens e o total muda, a alçada é recalculada. Compras então define a condição de pagamento (à vista, 30 dias, 30/60 dias ou 45 dias), informa a entrega prevista e assina. Ao concluir esse passo, o Easyflow emite o PDF do pedido de compra com a tabela de itens, as condições, as linhas de assinatura e um código de verificação que qualquer pessoa pode conferir.
Serve para empresas que já definiram suas alçadas, ou estão para definir, e querem mandar um pedido de compra organizado ao fornecedor sem implantar um ERP.