Easyflow para organizações sem fins lucrativos
Aprovações de gastos e declarações que a diretoria consegue rastrear
Organizações sem fins lucrativos trabalham com orçamento apertado e precisam prestar contas de cada real. Toda compra, reembolso e nota fiscal deveria estar ligada a um projeto, a uma parceria ou a um doador, aprovada pela pessoa certa e com o comprovante guardado.
Na prática, uma equipe pequena equilibra isso com e-mail, pastas compartilhadas e uma pessoa do financeiro que cobra comprovantes todo mês. Quando a auditoria, um financiador, o conselho ou o órgão parceiro pergunta por que algo foi aprovado, a resposta está espalhada em caixas de entrada, algumas de pessoas que já saíram.
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Onde o trabalho trava hoje
E o que muda quando cada rotina vira um processo claro, com responsável, formulário e prazo.
Gastos sem rubrica
HojeUma compra é aprovada por e-mail sem dizer qual projeto ou parceria paga por ela, e o financeiro resolve no fim do mês.
Com um processoAs solicitações levam o centro de custo ou a rubrica, e alçadas por valor mandam as maiores para a diretoria executiva ou para o tesoureiro.
Comprovantes cobrados por semanas
HojeA equipe paga do próprio bolso e manda os comprovantes depois, ou nunca, e o reembolso espera na caixa de entrada de alguém.
Com um processoO reembolso de despesas guarda os comprovantes na mesma solicitação que os itens, e o financeiro registra o pagamento com o comprovante.
Declarações anuais em papel
HojeDeclarações de conflito de interesses e termos de ciência de políticas são coletados uma vez por ano em papel e arquivados em algum lugar.
Com um processoCada declaração e cada ciência é assinada com nome digitado e guardada com a data, pronta para exportar quando alguém pedir.
Histórico que vai embora com as pessoas
HojeEquipe e voluntários mudam, e a história por trás de uma decisão vai embora com a caixa de entrada deles.
Com um processoToda solicitação guarda a linha do tempo completa num só lugar, não importa quem cuidou dela, e pode ser exportada em PDF ou CSV.
Processos para começar
Modelos prontos para adaptar em minutos. Abra um para ver cada passo, campo e aprovação.
Solicitação de compra
Peça uma compra com justificativa e cotações, passe pela aprovação da diretoria quando o valor pedir e acompanhe até a entrega.
Solicitação → Aprovação da diretoria → Realizar o pedido → Confirmar recebimentoReembolso de despesas
A equipe lança o que pagou do próprio bolso com os comprovantes, o gestor aprova e o financeiro reembolsa.
Relatório de despesas → Aprovação do gestor → Pagamento → Confirmar recebimentoSolicitação de verba
Um projeto pede verba extra, o financeiro analisa o orçamento disponível e a diretoria decide quanto liberar.
Solicitação → Análise do financeiro → Decisão da diretoria → Liberar a verbaAprovação de nota fiscal
Confirme que o que o fornecedor cobrou foi entregue e estava no orçamento antes de programar o pagamento da nota fiscal.
Nota fiscal → Conferência da entrega → Aprovação do financeiro → Programar pagamentoDeclaração de conflito de interesses
A equipe declara relações ou interesses que possam conflitar com a função, e só o compliance vê os detalhes.
Declaração → Ciência do gestor → Análise do complianceCiência de política
Envie uma política a cada colaborador e guarde a ciência assinada como comprovante.
Política → CiênciaParticipação em evento
Proponha a participação num evento ou congresso com o orçamento, e o valor decide quem aprova.
Proposta → Organização → Evento → ResultadosAdiantamento de viagem e prestação de contas
Faça um adiantamento antes de uma visita a campo e acerte a diferença depois que o viajante prestar contas das despesas.
Solicitação → Pagamento do adiantamento → Viagem → Prestação de contas → AcertoO que mais importa aqui
Alçadas por valor
O valor decide quem aprova, então compras pequenas não esperam a diretoria executiva e as grandes nunca passam sem ela.
Arquivos e anexos
Comprovantes, cotações e notas fiscais ficam anexados à solicitação que eles comprovam, não perdidos numa caixa de entrada.
Assinaturas
Declarações e termos de ciência são assinados com nome digitado e aceite, com a data na linha do tempo.
Histórico completo
Toda solicitação guarda um histórico à prova de adulteração de quem fez o quê e quando, que continua lá depois que a equipe muda.
CSV, PDF e webhooks
As solicitações saem em CSV, e cada uma pode ser exportada em PDF com a linha do tempo.
Perguntas frequentes
O Easyflow é um software de contabilidade ou de gestão de parcerias?
Não. Ele não faz a contabilidade, não controla o saldo de parcerias ou doações nem monta a prestação de contas. Ele roda as aprovações que acontecem antes de algo chegar à contabilidade, e exporta em CSV.
Voluntários ou conselheiros podem participar sem um usuário pago?
Pessoas de fora do espaço de trabalho podem preencher passos de convidado por um link no e-mail ou usar formulários públicos, e não contam como usuários. Quem aprova dentro do espaço de trabalho é usuário.
Ele atende à prestação de contas de uma parceria com o poder público?
O Easyflow não pode prometer isso. Nas parcerias da Lei 13.019/2014, o Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil, a prestação de contas segue a própria lei, o termo de parceria e o plano de trabalho (art. 63) e é feita em plataforma eletrônica (art. 65). O Easyflow guarda quem aprovou o quê e quando, com os documentos anexados e uma linha do tempo à prova de adulteração, para você montar a prestação de contas e responder à auditoria e aos financiadores.
Outros setores
Reúna estas rotinas em um só lugar
Comece pelos processos acima, convide as pessoas envolvidas por e-mail e envie a primeira solicitação hoje. Um plano com todos os recursos, a partir de US$ 49 por mês para 5 usuários.
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