Easyflow para rotinas
Checklists recorrentes que voltam com prova
Toda empresa tem rotinas que nunca precisam de aprovação, mas sempre precisam acontecer: a limpeza do escritório, o fechamento da loja, a vistoria dos veículos na segunda-feira, a olhada mensal nos extintores. Elas vivem numa folha colada na parede, num grupo de WhatsApp ou na memória de uma pessoa.
O difícil não é escrever o checklist. É saber que ele foi feito hoje, por quem e do jeito certo, sem ir até lá conferir. Perceber a semana em que ele parou de acontecer sem ninguém notar. E ter o registro pronto quando um auditor, um cliente ou um gestor pedir: quem fez, quando, com a foto e o local.
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Onde o trabalho trava hoje
E o que muda quando cada rotina vira um checklist que começa sozinho, tem responsável e volta com prova.
A folha na parede
HojeUma planilha em papel ganha a rubrica de quem passou por último. Ela diz que um quadrado foi marcado, não como a sala estava nem quando.
Com um processoO checklist roda no celular de quem faz o trabalho. As fotos obrigatórias levam a data, a hora e, quando você pede, a localização.
Alguém precisa lembrar de começar
HojeAs rotinas diárias dependem de quem se lembra delas. Quando essa pessoa sai de férias, a rotina sai junto.
Com um processoUm agendamento inicia o checklist todo dia, toda semana ou todo mês, e pode entregá-lo para a próxima pessoa de um rodízio.
Problemas encontrados e esquecidos
HojeQuem fecha a loja percebe a borracha do freezer rasgada, comenta com um colega e ninguém fica responsável pelo conserto.
Com um processoRelatar um problema abre um passo de acompanhamento com responsável e prazo. O que atrasa manda lembretes e escala.
Sem como ver as falhas
HojeNo fim do mês, ninguém sabe dizer em quantos dias a rotina foi feita de verdade, ou feita com atraso.
Com um processoCada agendamento guarda um histórico de todos os dias: feito no prazo, feito com atraso, ainda aberto ou não feito. Cada execução guarda a própria linha do tempo, então a resposta está pronta quando alguém pergunta.
Checklists para começar
Modelos prontos para adaptar em minutos. Abra um para ver cada passo e campo e depois agende.
Checklist de limpeza do escritório
Vá área por área com um checklist e uma foto de cada uma, com um guia que mostra o que é limpo. Problemas abrem um acompanhamento para a gestão do escritório.
Escritório → Limpeza → AcompanhamentoVerificação de banheiro
Uma verificação de menos de um minuto, iniciada por um QR code na porta, com foto e acompanhamento quando falta alguma coisa.
Verificação → Equipe de limpezaChecklist de abertura de loja
A rotina diária de abertura com o fundo de caixa e uma foto georreferenciada do salão.
Loja → Abertura → AcompanhamentoChecklist de fechamento de loja
A rotina de fechamento, com o dinheiro entregue e o alarme ligado, e uma foto georreferenciada da fachada fechada.
Loja → Fechamento → AcompanhamentoConferência de caixa do fim do dia
Valor esperado e valor contado com a diferença calculada para você, e revisão da gerência só quando ela não é zero.
Contagem → Revisão da gerênciaChecklist diário de veículo
O motorista confere pneus, luzes, freios e níveis antes da viagem. Um defeito abre um passo de manutenção com prazo.
Conferência antes da saída → ManutençãoRegistro de temperatura de alimentos
Leituras por equipamento e por turno numa tabela, com um passo de ação corretiva quando uma leitura sai da faixa.
Turno → Leituras → Ação corretivaVerificação de extintores e primeiros socorros
A ronda mensal por todos os extintores e kits de primeiros socorros, com fotos e um passo da manutenção predial para o que estiver faltando.
Local → Verificação → Manutenção predialO que faz uma rotina pegar
Agendamentos recorrentes
Diário, semanal ou mensal, no fuso horário do espaço de trabalho. Cada agendamento mostra o histórico dia a dia.
Distribuição automática
Entregue cada execução para a próxima pessoa de um rodízio, ou para quem tem menos tarefas em aberto.
Fotos como evidência
As fotos levam data e hora, e a localização por GPS quando o campo exige.
Campos e passos condicionais
Um passo de acompanhamento só roda quando alguém relata um problema, então um dia sem problemas continua sendo uma rotina de um passo só.
Prazos e escalonamento
Execuções atrasadas mandam lembretes e escalam para as pessoas que você escolher.
Funciona no celular
Funciona em qualquer celular e se instala como um app. As fotos são tiradas direto da câmera.
QR codes onde o trabalho acontece
Imprima um QR code para a porta do banheiro ou o balcão da recepção. Ele abre o checklist para os membros ou, pelo link público, para qualquer pessoa.
Histórico completo
Cada execução guarda quem fez o quê e quando, com as fotos e os locais, pronta para sair em PDF ou CSV quando um auditor, um cliente ou um gestor pedir.
Perguntas frequentes
Quem faz o checklist precisa de conta?
Os membros entram com a conta, o que registra quem fez cada execução. Para rotinas feitas por pessoas de fora da empresa, como visitantes ou uma empresa de limpeza terceirizada, ative o formulário público: o QR code passa a abrir um formulário que não pede conta, e essas pessoas não contam como usuários.
Como garanto que a foto foi tirada ali, naquela hora?
Toda foto adicionada a um campo de foto recebe a data e a hora gravadas na imagem naquele momento. Quando o campo exige localização, a posição do GPS do celular também é gravada, e a foto é recusada sem ela.
O que conta como feito no prazo?
Uma execução está no prazo quando foi concluída antes da próxima execução prevista e nenhum passo passou do prazo. As concluídas depois disso contam como atrasadas, e as canceladas ou que nunca começaram contam como não feitas.
Posso mudar o checklist sem perder o histórico?
Sim. Cada execução guarda uma cópia do processo como ele era quando começou, então editar o checklist só afeta as novas execuções.
É um produto separado das aprovações?
Não. Checklists e aprovações são o mesmo tipo de processo, no mesmo espaço de trabalho, pelo mesmo preço. Uma rotina também pode ter um passo de aprovação quando precisa, por exemplo quando falta dinheiro no caixa.
Escolha a rotina que mais fica para trás
Comece por um checklist acima, agende, imprima o QR code e veja amanhã se ele aconteceu. Checklists e aprovações dividem um plano com todos os recursos, a partir de US$ 49 por mês para 5 usuários.
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