O reembolso de despesas é onde gente boa e o financeiro mais se irritam uns com os outros. O colaborador pagou o almoço com um cliente no próprio cartão e quer o dinheiro de volta este mês. O financeiro recebe a foto de um cupom amassado três meses depois, sem a menor ideia de quem estava no almoço nem por quê.
Nenhum dos dois está errado. O problema é que ninguém escreveu as regras, então cada relatório é discutido um por um.
Em resumo
- Um bom processo de reembolso de despesas tem duas partes: uma política curta, por escrito, e um caminho fixo do envio ao pagamento.
- A política precisa responder a seis perguntas: o que é reembolsável, que comprovante é exigido, em quanto tempo enviar, como funcionam quilometragem e diárias, quem aprova e em quanto tempo o colaborador recebe.
- Reembolso devolve um gasto feito pela empresa, não paga pelo trabalho. A lei reconhece isso em casos como as diárias para viagem (CLT, art. 457, § 2º) e o uso do carro próprio com despesas comprovadas (Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º), e é o comprovante que sustenta essa diferença.
- O gestor confere o motivo, o financeiro confere a política. Não peça a nenhum dos dois o trabalho do outro.
Este guia explica como montar um processo de reembolso de despesas para uma equipe de 10 a 300 pessoas: o que a política deve dizer, as regras que a moldam, os passos de aprovação e os problemas que você vai encontrar. É um guia prático, não uma orientação tributária ou jurídica. Confirme os detalhes com a sua contabilidade, principalmente o tratamento de cada valor na folha e o que diz a convenção coletiva da sua categoria.
O que é um processo de reembolso de despesas
É o caminho que um pedido de reembolso percorre do "paguei isso" até o "o dinheiro voltou para a minha conta". Normalmente cobre gastos do próprio bolso (viagens, refeições, quilometragem, pequenas compras) e, em muitas empresas, as despesas do cartão corporativo que precisam de comprovante e de justificativa.
É diferente de uma aprovação de compra. A compra é aprovada antes de o dinheiro sair. A despesa costuma ser analisada depois, e é por isso que a política importa tanto: o colaborador precisa conhecer as regras antes de gastar, porque a aprovação chega tarde demais para mudar alguma coisa. Se você também precisa aprovar gastos com antecedência, o nosso guia de fluxo de aprovação de compras cobre esse lado.
O que a sua política de despesas precisa dizer
A maior parte das discussões sobre despesas vem de uma política vaga ou inexistente. Uma política de uma página que responda às perguntas abaixo evita quase todas.
Despesas reembolsáveis
Liste o que a empresa paga e, tão importante quanto, o que ela não paga. Categorias comuns: passagens, hospedagem, transporte (táxi, aplicativo, ônibus), refeições a trabalho, quilometragem, inscrições em eventos e pequenos materiais. Exclusões comuns: lazer pessoal, bebida alcoólica acima de um limite, upgrades, multas de trânsito e de estacionamento e qualquer gasto com familiares.
Seja específico onde as pessoas discordam. "Refeições razoáveis" convida ao debate; "até R$ 150 por pessoa num jantar com cliente" (um exemplo) não.
Comprovantes
Diga que comprovante é exigido. Ele deve mostrar quem recebeu, o valor, a data e o que foi comprado. Para refeições a trabalho, peça também quem participou e o motivo.
Prefira a nota fiscal ou o cupom fiscal a um recibo simples, porque eles identificam o vendedor e o que foi vendido. Se a contabilidade quiser lançar a despesa como custo da empresa, pergunte a ela que documento aceita e se a nota precisa sair com o CNPJ da empresa. Muitas empresas simplesmente pedem comprovante de tudo, o que é mais fácil de explicar e de conferir.
Prazo de envio
Escolha um prazo e cumpra. Trinta dias depois da despesa, ou o fim do mês seguinte, são escolhas comuns. Para adiantamentos de viagem, defina também o prazo da prestação de contas: em quantos dias depois da volta o colaborador entrega os comprovantes e devolve o que sobrou.
Quilometragem
Se o colaborador usa o carro próprio a trabalho, diga como a quilometragem é reembolsada. Defina um valor por quilômetro e quando ele é revisto. Uma forma de chegar ao valor é partir do consumo médio do carro e do preço do combustível na região (a ANP publica toda semana o levantamento de preços dos combustíveis, com médias por município) e somar uma parcela para desgaste e manutenção. Não congele o número na política. Escreva quem define o valor e de quanto em quanto tempo ele é revisto.
Diga também o que conta como deslocamento a trabalho. O trajeto normal entre a casa e o local de trabalho de sempre não conta. E peça data, origem, destino, quilômetros e motivo de cada deslocamento: a lei só deixa o ressarcimento do carro próprio fora da contribuição previdenciária quando as despesas são comprovadas (veja a próxima seção).
Diárias
Algumas empresas pagam um valor fixo por dia para alimentação (às vezes também para hospedagem) em vez de reembolsar cada nota. Na CLT, as diárias para viagem não integram a remuneração (art. 457, § 2º), e a Lei 8.212/1991 também as deixa fora do salário de contribuição (art. 28, § 9º, alínea "h"). A diária poupa todo mundo de juntar cupons de refeição, mas registre as datas, o destino e o motivo de cada viagem, para que cada diária corresponda a uma viagem real.
Quem aprova e em quanto tempo o colaborador recebe
Nomeie os aprovadores por cargo e por valor e assuma um prazo de pagamento, como "junto com a próxima folha" ou "em até 10 dias úteis depois da aprovação". As pessoas aceitam muito melhor uma política rígida quando o dinheiro chega na data.
Reembolso não é salário: o que diz a lei
A forma como você reembolsa tem consequência trabalhista e previdenciária. A ideia central é simples: reembolso devolve ao colaborador o que ele gastou para trabalhar, não paga pelo trabalho. A lei diz isso de forma expressa em alguns casos:
- Ajuda de custo e diárias. As importâncias pagas como ajuda de custo e diárias para viagem, ainda que habituais, não integram a remuneração, não se incorporam ao contrato de trabalho e não são base de encargo trabalhista e previdenciário (CLT, art. 457, § 2º).
- Carro próprio. O ressarcimento de despesas pelo uso de veículo do empregado não integra o salário de contribuição, quando as despesas são devidamente comprovadas (Lei 8.212/1991, art. 28, § 9º, alínea "s").
- Trabalho remoto. Quem paga os equipamentos e a infraestrutura do trabalho remoto, e o reembolso das despesas arcadas pelo empregado, deve estar previsto em contrato escrito, e esses valores não integram a remuneração (CLT, art. 75-D).
O que isso significa para o seu processo: o relatório de despesas é a prova. Os comprovantes, as datas, os locais e o motivo que ele reúne são o que mostra que o pagamento foi reembolso de um gasto real. Um valor fixo pago todo mês sem comprovante, chamado de reembolso, deixa a empresa sem como mostrar que não é salário. O prazo na política não é burocracia, é parte do controle.
Mais dois pontos: pela CLT, o empregador é quem assume os riscos da atividade econômica (art. 2º), e a convenção coletiva da sua categoria pode ter regras próprias sobre reembolso, quilometragem ou diárias. Confira as duas coisas com o jurídico ou com a contabilidade.
O processo de reembolso, passo a passo
O fluxo que funciona para a maioria das equipes pequenas e médias é uma linha reta com quatro passos.
- O colaborador envia. Uma tabela de despesas (data, categoria, valor, comprovante) com total calculado, o motivo, o projeto ou centro de custo e qualquer adiantamento já recebido.
- O gestor aprova. O gestor responde a uma pergunta: esse gasto teve um motivo real de trabalho? Só ele sabe se a viagem a Recife foi mesmo para a reunião com o cliente.
- O financeiro confere. O financeiro confere a política: comprovantes presentes, valores dentro dos limites, categoria certa, nada em duplicidade, quilometragem pelo valor vigente. Ele pode devolver o relatório por causa de um comprovante faltando em vez de rejeitá-lo.
- Pagamento. O reembolso é pago por Pix ou transferência, ou junto com a folha, e o relatório é encerrado com a data do pagamento.
Mantenha os papéis separados. Gestores são ruins para conferir comprovantes, e o financeiro não consegue julgar se um jantar era necessário.
Se os valores variam muito, acrescente um segundo aprovador acima de um limite, como o diretor da área para relatórios acima de R$ 5.000. O nosso guia de alçadas de aprovação por valor mostra como definir essas faixas.
Um modelo de política de despesas para copiar
Troque os valores de exemplo pelos seus. Cada linha é uma decisão que, sem a política, alguém vai tomar caso a caso.
| Item da política | Regra de exemplo |
|---|---|
| Despesas reembolsáveis | Viagens, hospedagem, refeições a trabalho, quilometragem, inscrições em eventos, pequenos materiais até R$ 300 |
| Não reembolsáveis | Lazer pessoal, multas, upgrades, gastos com familiares, bebida alcoólica acima de R$ 80 por pessoa |
| Comprovantes | Exigidos para toda despesa, com fornecedor, data, valor e itens; nota fiscal sempre que houver |
| Refeições a trabalho | Participantes e motivo obrigatórios, até R$ 150 por pessoa |
| Quilometragem | Valor por km definido pelo financeiro e revisto a cada semestre, trajeto casa-trabalho excluído, origem, destino e quilômetros obrigatórios |
| Diárias | Valor fixo por dia conforme o destino, proporcional nos dias de ida e de volta |
| Prazo de envio | Até 30 dias depois da despesa |
| Adiantamentos | Prestação de contas em até 10 dias depois da volta, com devolução do saldo no mesmo prazo |
| Aprovadores | Gestor em todos os relatórios, diretor da área acima de R$ 5.000, conferência do financeiro sempre |
| Pagamento | Por Pix em até 10 dias úteis depois da aprovação final |
| Exceções | Aprovação do financeiro por escrito antes da despesa |
Problemas comuns e como resolver
Comprovante perdido. Peça a foto no envio, não na análise. Uma declaração de despesa sem comprovante (o colaborador assina o que comprou, quando e por quê) é uma saída razoável para o comprovante perdido de vez em quando, mas limite quantas vezes ela pode ser usada.
Relatórios atrasados. As pessoas enviam com atraso quando o processo é penoso. Deixe enviar pelo celular no dia da despesa e lembre dos adiantamentos em aberto antes do fim do prazo de prestação de contas.
Duplicidade. A mesma conta de hotel em dois relatórios, ou uma despesa do cartão corporativo pedida também como reembolso. O financeiro deve cruzar data, fornecedor e valor entre relatórios, e a fatura do cartão deve ser conciliada com os pedidos de reembolso.
Despesas pessoais misturadas. Um jantar em família numa viagem a trabalho, um fim de semana a mais no hotel. A solução é uma lista clara do que não é reembolsável e um gestor que leia de fato o motivo. Quando acontecer, peça para tirar a parte pessoal, não para rejeitar o relatório inteiro.
Aprovações paradas por semanas. Um relatório esperando um gestor que vive viajando é a reclamação mais comum. Dê um prazo ao passo de aprovação, lembre o aprovador e escalone, ou deixe um substituto aprovar enquanto ele estiver fora.
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve levar a aprovação de um reembolso?
Para um relatório comum, o gestor deveria decidir em um ou dois dias úteis e o financeiro em mais alguns. Muitas empresas se comprometem a pagar em até 10 dias úteis depois do envio. Se as aprovações costumam demorar mais, coloque prazos e lembretes nos passos de aprovação.
Quem deve aprovar o relatório de despesas de um colaborador?
O gestor direto aprova o motivo, e o financeiro confere se a política foi seguida. Acrescente um segundo aprovador, como o diretor da área, acima de um valor que você escolher. Ninguém deve aprovar as próprias despesas, nem os diretores: os relatórios deles vão para outra pessoa, muitas vezes o diretor financeiro ou um sócio.
Preciso de nota fiscal para toda despesa?
Quem define é a política da empresa. Exigir comprovante de toda despesa, com nota fiscal sempre que o fornecedor emitir, é o mais simples de explicar e de conferir, e é o comprovante que mostra que o pagamento foi o reembolso de um gasto real. Se a empresa quer lançar a despesa como custo, a contabilidade diz que documento ela aceita.
E se o colaborador não devolver o que sobrou do adiantamento?
Primeiro, deixe a regra escrita na política: o prazo para prestar contas e para devolver o saldo. A CLT proíbe descontos no salário, salvo os que resultem de adiantamentos, de lei ou de contrato coletivo (art. 462). Antes de descontar um saldo não devolvido, confirme com o jurídico ou com a contabilidade como fazer isso na sua empresa. Um prazo claro, com lembretes antes do fim dele, resolve a maioria dos casos sem chegar a esse ponto.
Como fazer no Easyflow
O processo Reembolso de despesas da galeria começa pelo próprio relatório de despesas: uma tabela (data, categoria, descrição, valor) com total calculado, o motivo e os comprovantes, que podem ser fotos tiradas no celular. O gestor aprova e informa o centro de custo, o financeiro confere os comprovantes e paga, e o colaborador confirma que o valor caiu na conta. Para viagens, Solicitação de viagem e Adiantamento de viagem e prestação de contas ligam o adiantamento à prestação de contas final. Você pode acrescentar alçadas por valor para que um diretor da área aprove acima do seu limite, os aprovadores podem decidir pelo e-mail (uma página de confirmação abre antes), o financeiro pode devolver um relatório por falta de comprovante, e cada passo pode ter prazo com lembretes e escalonamento. Cada relatório guarda a linha do tempo completa, que você pode exportar em CSV ou PDF.
Se os fornecedores também mandam notas fiscais para você, leia o nosso guia de aprovação de notas fiscais.