A primeira semana de um novo colaborador diz muito sobre a empresa. Notebook pronto, acessos funcionando e um gestor com um plano dizem "estávamos esperando você". Crachá que não chegou, senha que aparece no terceiro dia e um gestor que esqueceu a data de início dizem outra coisa.
A diferença raramente é esforço. É coordenação: a admissão passa pelo RH, pela TI, pelo gestor, pelo departamento pessoal e às vezes pela área de facilities, e cada um tem uma parte que precisa acontecer antes do primeiro dia ou nele.
Em resumo
- Dê a cada tarefa da admissão um responsável e um prazo. "RH e gestor" quer dizer ninguém.
- A papelada brasileira tem prazos fixos: exame admissional antes de a pessoa assumir as atividades, evento de admissão no eSocial até o dia anterior ao início e anotação na CTPS em até 5 dias úteis.
- A TI precisa saber a data de início com pelo menos uma semana de antecedência, ou o primeiro dia vira espera por notebook.
- A admissão termina na conversa de 30 dias, não no primeiro dia.
Este checklist de admissão divide o trabalho nos cinco momentos que importam, com o responsável por cada tarefa. Ele segue a prática brasileira, então a parte de documentação cita a CLT, a NR-7 e o eSocial. Confira também a convenção coletiva da sua categoria, que pode trazer exigências próprias.
Antes de começar: quem cuida da admissão
Cada tarefa da admissão precisa de um único responsável. "RH e gestor" quer dizer ninguém. Uma divisão típica:
| Área | Responsável |
|---|---|
| Proposta, documentação e cadastro na folha | RH ou departamento pessoal |
| Notebook, contas e acessos | TI, ou quem administra as ferramentas |
| Plano da função, primeiras tarefas e apresentações | O gestor que contratou |
| Mesa, crachá, estacionamento | Facilities ou administrativo |
| Boas-vindas, cultura e padrinho | O gestor, com um padrinho da equipe |
Defina os responsáveis uma vez e use o mesmo checklist em todas as contratações. Um checklist reescrito do zero a cada vez não é um checklist.
1. Proposta aceita: reúna os dados do novo colaborador
Assim que a proposta for aceita, reúna o que todo mundo precisa para começar a sua parte:
- Nome completo, e-mail pessoal e telefone
- Data de início, cargo, área e gestor
- Modelo de trabalho (presencial, híbrido ou remoto) e endereço para envio dos equipamentos
- Tipo de contratação: CLT, estágio, temporário ou prestador de serviços
- Equipamentos necessários: modelo de notebook, monitor, celular, softwares específicos
Peça para o próprio colaborador preencher esses dados em um formulário, em vez de o RH redigitar tudo a partir de e-mails. É mais rápido, e o nome sai escrito do jeito certo.
2. Documentação: os prazos que não são opcionais
A admissão de um empregado tem algumas obrigações com prazo fixo. Coloque cada uma no checklist com a data, não "em algum momento da primeira semana".
- Exame admissional. O exame médico na admissão é obrigatório e pago pelo empregador (art. 168 da CLT), e o exame clínico admissional deve ser feito antes que o empregado assuma suas atividades (NR-7, item 7.5.8). O médico emite o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que deve ser disponibilizado ao empregado (item 7.5.19). Agende a clínica assim que a proposta for aceita.
- Registro no eSocial. O registro do empregado é obrigatório (art. 41 da CLT) e hoje é feito pelo eSocial. Segundo o manual do eSocial, o evento de admissão (S-2200) deve ser enviado até o dia imediatamente anterior ao início da prestação dos serviços. Quem envia antes o registro preliminar (S-2190) pode mandar o S-2200 até o dia 15 do mês seguinte, ou antes de qualquer outro evento não periódico daquele trabalhador.
- CTPS digital. O empregador tem 5 dias úteis para anotar na carteira de trabalho a data de admissão, a remuneração e as condições especiais (art. 29 da CLT). Com a carteira digital, basta o colaborador informar o CPF (§ 6º), e não existe uma anotação separada: os dados que aparecem na CTPS digital são os informados ao eSocial.
- Contrato de trabalho. Deixe-o assinado antes do primeiro dia, com cargo, salário e jornada. Se houver contrato de experiência, ele não pode passar de 90 dias (art. 445, parágrafo único, da CLT).
Além das obrigações legais, a maioria das empresas também reúne:
- Documentos pessoais, como RG, CPF e comprovante de residência
- Dados bancários para o pagamento do salário
- Contato de emergência
- A opção pelo vale-transporte e a adesão aos benefícios que a empresa oferece, como vale-refeição e plano de saúde
- Políticas assinadas: código de conduta, termo de confidencialidade, uso aceitável dos sistemas
Este guia é um checklist prático, não orientação jurídica. As regras mudam, então confirme os requisitos atuais com o departamento pessoal, a contabilidade ou um advogado trabalhista.
3. Equipamentos e acessos: prontos antes do primeiro dia
O trabalho da TI é o que mais escorrega, porque depende de a data de início ser conhecida com antecedência. Dê pelo menos uma semana à TI.
- Notebook comprado ou preparado, com os softwares padrão instalados
- E-mail corporativo criado
- Contas nas ferramentas da função: chat, armazenamento de arquivos, CRM, sistema financeiro, design
- Acesso a pastas e drives compartilhados seguindo o privilégio mínimo (só o que a função precisa)
- Autenticação em dois fatores configurada, ou pronta para configurar no primeiro dia
- Celular, headset, monitor ou outros equipamentos pedidos na proposta
- Crachá, chaves ou acesso ao prédio para quem trabalha presencialmente
Registre o que foi entregue. Quando o colaborador sair, essa mesma lista vira o checklist de desligamento, e você vai querer saber o número de série do notebook e quais contas recuperar.
4. O primeiro dia
O objetivo do primeiro dia não é produtividade. É que a pessoa saia sabendo quem são os colegas, como serão as primeiras semanas e que tudo funciona.
- O gestor recebe a pessoa, presencialmente ou por vídeo, no horário de início
- Notebook e contas funcionando: ela consegue entrar, ler e-mails e acessar o chat
- ASO do exame admissional arquivado, já que o exame tinha de acontecer antes deste dia
- Apresentação à equipe e ao padrinho
- Um plano escrito para os primeiros 30 dias: com quem conversar, o que aprender, uma primeira tarefa pequena
- Um almoço ou uma conversa com a equipe, para conhecer as pessoas fora das reuniões
Uma confirmação curta de "primeiro dia feito" enviada pelo gestor fecha o ciclo. Ela avisa o RH que a pessoa de fato começou, o que importa para a folha de pagamento e para o registro no eSocial.
5. A conversa de 30 dias
A admissão não termina no primeiro dia. Uma conversa curta e estruturada aos 30 dias pega os problemas enquanto ainda são fáceis de resolver.
Perguntas que funcionam bem:
- Você tem tudo de que precisa para fazer o seu trabalho: equipamentos, acessos, informações?
- A função é o que você esperava pelas entrevistas?
- Quem mais ajudou, e onde você travou?
- O que devemos mudar na admissão para a próxima pessoa?
Registre as respostas. A última pergunta em especial dá uma lista de ajustes para o próprio checklist, e é assim que a admissão melhora com o tempo.
O checklist em uma tabela
| Quando | Tarefa | Responsável |
|---|---|---|
| Proposta aceita | Dados do novo colaborador, data de início, equipamentos | RH, novo colaborador |
| Proposta aceita | Agendar o exame admissional | RH |
| Antes do primeiro dia | Documentos pessoais, dados bancários, contato de emergência, benefícios, políticas | RH, novo colaborador |
| Antes do primeiro dia | Notebook, contas, acessos, crachá | TI, facilities |
| Antes de assumir as atividades | Exame admissional e ASO | Novo colaborador, RH |
| Até o dia anterior ao início | Evento de admissão no eSocial (S-2200, ou o registro preliminar S-2190) | Departamento pessoal |
| Até 5 dias úteis da admissão | Anotação na CTPS, que na carteira digital vem do eSocial | Departamento pessoal |
| Primeiro dia | Boas-vindas, apresentações, plano de 30 dias | Gestor |
| Dia 30 | Conversa de acompanhamento, respostas registradas | Gestor, RH |
Perguntas frequentes
Quanto tempo deve durar a admissão?
A documentação e a preparação acontecem nos primeiros dias, mas a maioria das empresas trata a integração como os primeiros 30 a 90 dias: tempo suficiente para a pessoa conhecer os colegas, as ferramentas e o que é um bom trabalho na função. Uma conversa aos 30 dias, e outra aos 60 ou 90 para funções complexas, evita que ela termine por acaso. Se você usa contrato de experiência, marque uma avaliação antes do fim dele, que não pode passar de 90 dias.
Qual a diferença entre integração e onboarding?
A integração é um evento, normalmente o primeiro dia: políticas, ferramentas, apresentações. O onboarding é o processo inteiro, da proposta aceita até a pessoa estar plenamente produtiva, e inclui a integração.
Quem é responsável pela admissão, o RH ou o gestor?
Os dois, por partes diferentes. O RH normalmente cuida da documentação, da folha e dos prazos legais. O gestor cuida do plano da função, das primeiras tarefas e das conversas de acompanhamento. Escrever qual tarefa é de quem é a coisa mais útil que um checklist faz.
Quem trabalha remoto precisa de um checklist de admissão diferente?
Os passos são os mesmos, mas o tempo muda. Os equipamentos precisam ser enviados antes e o exame admissional precisa ser agendado onde a pessoa estiver. O teletrabalho tem de constar expressamente do contrato (art. 75-C da CLT), e quem compra e mantém os equipamentos e como as despesas são reembolsadas devem estar previstos em contrato escrito (art. 75-D). E as apresentações precisam ser marcadas de propósito, em vez de acontecerem no cafezinho.
Do checklist ao processo
Um checklist num documento depende de alguém lembrar de abri-lo. O passo seguinte é transformá-lo num processo em que cada passo vai sozinho para o responsável, com prazo, e o próximo começa quando o anterior termina.
É assim que funciona o processo Admissão de colaborador da galeria do Easyflow: o passo de nova contratação reúne os dados, a documentação vai para o RH (RG e CPF, carteira de trabalho, comprovante de residência, dados bancários, exame admissional e contrato assinado), equipamentos e acessos vão para a TI, o gestor confirma o primeiro dia, e o acompanhamento de 30 dias vem em seguida com prazo próprio. Cada passo depois do primeiro tem prazo, passos atrasados aparecem como em atraso (você pode adicionar lembretes e escalonamento para um gestor), e a admissão inteira fica em uma linha do tempo que você pode exportar.
Quando alguém sai, o processo Desligamento de colaborador usa a mesma ideia ao contrário. E se novos colaboradores também pedem compras de equipamentos ou softwares, nosso guia de aprovação de compras cobre esse lado.