Checklist de desligamento de funcionário: acessos, equipamentos e rescisão

A admissão ganha um plano porque todo mundo está animado com quem chega. O desligamento costuma ganhar um e-mail do RH dizendo "o último dia do Rafael é sexta", e cada um imagina que outra pessoa vai cuidar do resto.

O resultado aparece semanas depois: um notebook que nunca voltou, um ex-colaborador que ainda entra no CRM, uma rescisão paga fora do prazo ou alguém que não foi avisado de que podia continuar no plano de saúde.

Em resumo

• Cada tarefa do desligamento precisa de um responsável e de uma data, exatamente como na admissão.
• Remova os acessos no fim do último dia, não "semana que vem". Senhas compartilhadas e contas de administrador são as que ficam esquecidas.
• Seja qual for o motivo da saída, a CLT dá até 10 dias, contados do término do contrato, para pagar as verbas rescisórias e entregar os documentos.
• Quem é demitido sem justa causa e contribuía para o plano de saúde pode continuar nele, assumindo o pagamento integral, e precisa ser avisado desse direito.

Este checklist de desligamento cobre a saída inteira, do pedido de demissão aos registros que você precisa guardar depois. Ele segue a CLT e as normas federais. Não é orientação jurídica: a convenção coletiva da categoria pode trazer regras próprias e o cálculo das verbas depende do tipo de desligamento, então confirme os detalhes com o departamento pessoal, a contabilidade ou um advogado trabalhista.

Quem cuida do desligamento

Defina os responsáveis uma vez. Uma divisão típica para uma equipe de 10 a 300 pessoas:

Se você já usa nosso checklist de admissão, este é a mesma lista ao contrário. Os equipamentos e as contas que você registrou no primeiro dia são exatamente o que precisa recuperar agora.

1. Aviso recebido: confirme os fatos

Assim que alguém pede demissão, ou a empresa decide encerrar o contrato, registre o básico em um só lugar:

• Último dia de trabalho e, se for diferente, a data de término do contrato para a folha e os benefícios
• Tipo de desligamento: pedido de demissão, dispensa sem justa causa, dispensa por justa causa, acordo entre as partes (art. 484-A da CLT) ou término de contrato
• Aviso prévio trabalhado ou indenizado. A Lei 12.506/2011 fixa 30 dias para quem tem até um ano de empresa, mais 3 dias por ano de serviço, até o total de 90 dias
• Equipamentos sob responsabilidade da pessoa, a partir do registro da admissão
• Férias vencidas, que são devidas qualquer que seja a causa do desligamento (art. 146 da CLT), e férias proporcionais, que dependem do motivo e do tempo de casa
• Se a pessoa está no plano de saúde da empresa e se paga parte da mensalidade

No pedido de demissão, peça o aviso por escrito, nem que seja um e-mail curto. Na dispensa, RH e gestor devem combinar a data e a mensagem antes da conversa, e a TI precisa estar pronta para agir no mesmo dia.

2. Passagem de atividades: proteja o trabalho

Um aviso prévio de 30 dias passa rápido, e com aviso indenizado a pessoa pode sair no mesmo dia. O gestor deve transformar o tempo que houver em um plano de passagem logo no começo:

• Liste projetos em andamento, clientes, tarefas recorrentes e aprovações que estão com a pessoa
• Defina quem assume cada um
• Tire os arquivos de pastas pessoais e leve para drives compartilhados
• Transfira a propriedade de documentos, agendas, caixas de e-mail compartilhadas e reuniões recorrentes
• Atualize as rotas de aprovação, para que as solicitações parem de ir para quem está saindo
• Avise clientes e fornecedores sobre o novo contato

Se a dispensa partiu da empresa e o aviso é trabalhado, a jornada é reduzida em 2 horas por dia, ou o empregado pode preferir faltar 7 dias corridos no lugar disso, no caso de quem recebe por mês (art. 488 da CLT). Conte com isso no plano.

As rotas de aprovação são o item mais esquecido. Se um gestor que está saindo aprova compras ou despesas, as solicitações vão se acumular numa caixa de entrada que ninguém lê. Fica muito mais fácil quando as aprovações seguem o cargo e não o nome, como explica nosso guia de fluxo de aprovação. E se a pessoa era a única que sabia como uma rotina funciona, peça que ela escreva antes de sair: nosso guia sobre como documentar um processo deixa isso curto.

3. Remoção de acessos no último dia

Esta é a parte de segurança, e deve acontecer no fim do último dia de trabalho, ou no momento da conversa em uma dispensa. Ex-colaboradores com credenciais ativas são um risco real, haja ou não má intenção, e a LGPD exige medidas de segurança que protejam os dados pessoais de acessos não autorizados (art. 46 da Lei 13.709/2018).

• Desative a conta de login único e o e-mail corporativo (converta a caixa ou redirecione para o gestor, se precisar)
• Revogue sessões e tokens, não só a senha: celulares e navegadores podem continuar conectados
• Remova o acesso a todas as ferramentas fora do login único: CRM, sistema financeiro, folha, banco, redes sociais, registro de domínio, consoles de nuvem
• Troque as senhas compartilhadas que a pessoa conhecia e gere novamente as chaves de API que ela criou
• Transfira a titularidade de contas de administrador e de tudo o que estava registrado no nome dela
• Tire a pessoa dos sistemas de acesso ao prédio e troque códigos de alarme e de portas
• Remova a pessoa como representante em contas bancárias e cartões da empresa, e revogue as procurações que ela tinha

Se você faz revisões de acesso periódicas, a última revisão daquela pessoa é o seu checklist.

4. Devolução de equipamentos

Use a lista de equipamentos da admissão:

• Notebook, monitor, celular, headset, tablet, com números de série
• Crachá, chaves, cartão de estacionamento, cartão corporativo
• Documentos ou materiais que estavam na casa da pessoa

Para quem trabalha remoto, envie uma caixa ou agende uma coleta antes do último dia e combine a data. Antes de formatar o notebook, confirme que o gestor já tem o que precisa dele. Pense duas vezes antes de descontar da rescisão o valor de um equipamento não devolvido: a CLT só permite desconto por dano causado pelo empregado quando essa possibilidade foi acordada ou quando houve dolo (art. 462, § 1º), e qualquer compensação no pagamento da rescisão não pode passar de um mês de remuneração (art. 477, § 5º).

5. Rescisão: prazo, verbas e documentos

Aqui o Brasil tem uma regra única, qualquer que seja o motivo: a entrega dos documentos que comprovam a comunicação do fim do contrato aos órgãos competentes e o pagamento dos valores do termo de rescisão devem acontecer até dez dias contados a partir do término do contrato (art. 477, § 6º, da CLT). O atraso sujeita a empresa a multa administrativa e a uma multa a favor do empregado no valor de um salário, salvo quando o próprio trabalhador deu causa à demora (§ 8º).

• Verbas. O que entra no termo de rescisão depende do tipo de desligamento. Dois exemplos: na dispensa sem justa causa, a empresa deposita 40% sobre os depósitos do FGTS feitos durante o contrato (art. 18, § 1º, da Lei 8.036/1990); no acordo entre as partes, o aviso prévio indenizado e essa indenização são pagos pela metade (art. 484-A da CLT). O cálculo completo fica com o departamento pessoal ou a contabilidade.
• eSocial. O evento de desligamento (S-2299) deve ser enviado em até 10 dias a contar da data do desligamento, segundo o manual do eSocial.
• CTPS, seguro-desemprego e FGTS. A anotação do fim do contrato na carteira de trabalho serve para o colaborador pedir o seguro-desemprego e movimentar o FGTS, nas hipóteses legais, desde que a empresa tenha comunicado a dispensa aos órgãos competentes (art. 477, § 10).
• Exame demissional. Deve ser feito em até 10 dias contados do término do contrato, e pode ser dispensado se o último exame ocupacional tiver menos de 135 dias, para empresas de grau de risco 1 e 2, ou menos de 90 dias, para grau de risco 3 e 4 (NR-7, item 7.5.11).
• Homologação. Desde a reforma trabalhista de 2017 (Lei 13.467/2017), a CLT não exige mais a assistência do sindicato ou do Ministério do Trabalho na rescisão de quem tinha mais de um ano de casa: o § 1º do art. 477, que pedia isso, foi revogado. Algumas convenções coletivas ainda pedem, então confira a da sua categoria.

Combine cedo com quem processa a folha: uma rescisão fora do ciclo normal leva tempo para montar.

6. Benefícios e plano de saúde

Se a empresa oferece plano de saúde, a Lei 9.656/1998, art. 30, e a ANS garantem a quem sai uma forma de continuar coberto:

• Quem é demitido sem justa causa e contribuía com pelo menos parte da mensalidade pode continuar no plano, com a mesma cobertura, desde que assuma o pagamento integral.
• O período é de um terço do tempo em que a pessoa ficou no plano, com mínimo de 6 e máximo de 24 meses.
• O direito vale para todo o grupo familiar inscrito e acaba quando a pessoa é admitida em um novo emprego.
• A empresa comunica esse direito, e o ex-colaborador tem até 30 dias, contados dessa comunicação, para decidir.
• Se a empresa paga a mensalidade inteira, a coparticipação em consultas e exames não conta como contribuição (§ 6º do art. 30).

A corretora ou a operadora do plano confirma como isso funciona no seu contrato.

Cuide também do resto dos benefícios: vale-transporte e vale-refeição, previdência privada, seguro de vida e qualquer bônus ou participação nos resultados pendente, conforme a política da empresa.

7. Entrevista de desligamento

Faça uma entrevista de desligamento curta, conduzida pelo RH ou por alguém de fora da linha de reporte da pessoa. As pessoas são mais sinceras com quem não é o gestor delas.

Perguntas que rendem respostas úteis:

• O que fez você começar a procurar, ou aceitar a outra proposta?
• O que teria feito você ficar?
• Como era a sua relação com o gestor e com a equipe?
• Você tinha as ferramentas e as informações para fazer o seu trabalho?
• O que devemos mudar para a próxima pessoa nesta função?

Registre as respostas sempre no mesmo formato, para que os padrões apareçam ao longo dos desligamentos.

8. Registros para guardar

Alguns registros duram mais que o contrato. Dois prazos ajudam a decidir por quanto tempo guardar:

• O ex-colaborador pode entrar com ação trabalhista até dois anos depois do fim do contrato, cobrando créditos dos últimos cinco anos (art. 7º, XXIX, da Constituição). Guarde o dossiê do desligamento pelo menos por esse período.
• O prontuário médico do empregado deve ser mantido pela empresa por no mínimo 20 anos após o desligamento (NR-7, item 7.6.1.1).

Outros documentos, como os de FGTS e de previdência, têm prazos próprios: confirme com a contabilidade antes de descartar qualquer coisa. Guarde também o pedido de demissão ou o aviso de dispensa, o termo de rescisão assinado e o comprovante de pagamento, o ASO demissional, a comunicação sobre o plano de saúde, a confirmação de devolução dos equipamentos e o registro da remoção de acessos.

Cronograma do desligamento

Perguntas frequentes

Quando a TI deve remover os acessos de quem está saindo?

No fim do último dia de trabalho em um pedido de demissão, e no momento da conversa em uma dispensa. Planeje com antecedência para que leve minutos, e inclua as ferramentas fora do login único, as senhas compartilhadas e as contas de administrador.

Qual é o prazo para pagar a rescisão?

Até dez dias contados do término do contrato, para qualquer tipo de desligamento (art. 477, § 6º, da CLT). No mesmo prazo, a empresa entrega os documentos que comprovam a comunicação do fim do contrato aos órgãos competentes. O atraso gera multa a favor do empregado no valor de um salário.

O ex-colaborador pode continuar no plano de saúde da empresa?

Se foi demitido sem justa causa e contribuía para a mensalidade, sim: por um terço do tempo em que ficou no plano, com mínimo de 6 e máximo de 24 meses, pagando o valor integral (art. 30 da Lei 9.656/1998). Ele tem até 30 dias, contados da comunicação da empresa, para escolher.

Por quanto tempo guardar os documentos de um ex-colaborador?

Pelo menos dois anos depois do fim do contrato, que é o prazo para entrar com uma ação trabalhista (art. 7º, XXIX, da Constituição), e o prontuário médico por 20 anos (NR-7). Para os demais documentos, confirme os prazos com a contabilidade.

Como fazer no Easyflow

O processo Desligamento de colaborador da galeria transforma este checklist em passos com responsáveis: o aviso de desligamento com o último dia, o motivo e o tipo de aviso prévio; a passagem de atividades feita pelo gestor, com quem assume; a TI revogando os acessos e recolhendo os equipamentos no último dia; e o RH fechando a rescisão, com exame demissional, verbas rescisórias, termo de rescisão, benefícios e as anotações da entrevista de desligamento. Cada passo depois do aviso tem prazo, passos atrasados podem receber lembretes e ser escalados, e o desligamento inteiro fica em uma linha do tempo que você exporta em PDF quando alguém pergunta o que aconteceu. O passo de rescisão vem com prazo de 10 dias, o mesmo número do art. 477, e você pode incluir um campo de foto para registrar o estado dos equipamentos devolvidos. Empréstimo de equipamento e Solicitação de acesso mantêm o registro de quem está com o quê, que é exatamente a lista de que você precisa no próximo desligamento.

Quando contratar quem vai substituir a pessoa, comece pelo nosso checklist de admissão.