Alguém quer comprar um software, tirar uma semana de folga, dar um desconto a um cliente ou ganhar acesso de administrador ao sistema de cobrança. Cada um desses pedidos precisa do sim de alguém antes de acontecer.
Na maioria das empresas pequenas e médias, esse sim passa por e-mail, WhatsApp ou uma conversa no corredor. Funciona enquanto a equipe é pequena. Depois, os pedidos começam a se perder, a mesma pergunta é feita duas vezes, aprovações esperam uma semana porque alguém está viajando e ninguém consegue descobrir quem aprovou o contrato de R$ 45.000 no semestre passado.
Um fluxo de aprovação resolve isso dando a cada solicitação o mesmo caminho: as mesmas informações, os aprovadores certos, prazos e o registro de cada decisão. Este guia mostra os tipos principais, oito exemplos para adaptar e um método para desenhar o seu.
Em resumo
- Um fluxo de aprovação é o caminho fixo que uma solicitação percorre para receber a decisão das pessoas certas antes de qualquer coisa acontecer.
- Cinco tipos cobrem quase todos os casos: única, sequencial, paralela, por valor e condicional.
- Desenhe do ponto de vista do aprovador: o que ele precisa ver para decidir em menos de um minuto?
- Motivo na rejeição, prazos, substitutos e uma trilha de auditoria automática importam mais do que a ferramenta escolhida.
O que é um fluxo de aprovação?
Um fluxo de aprovação é o caminho definido que uma solicitação percorre desde "eu gostaria de fazer isto" até um sim ou um não registrado, antes de a coisa acontecer de fato. Ele tem três partes:
- A solicitação. O que está sendo pedido, com as informações de que o aprovador precisa.
- A decisão. Uma ou mais pessoas aprovam, rejeitam ou devolvem, segundo regras definidas com antecedência.
- O resultado e o registro. Alguém age a partir da decisão (compra, reserva, libera o acesso), e todo o histórico fica guardado.
As palavras que importam são antes e com antecedência. Uma aprovação que acontece depois da compra é só um aviso, e um aprovador escolhido pelo solicitante na hora é um favor, não um controle.
Tipos de fluxo de aprovação
Aprovação única
Uma pessoa decide, como o gestor direto num pedido de férias. É a escolha certa para a maioria das solicitações de baixo risco e alto volume. Só acrescente um segundo aprovador se ele conferir algo diferente.
Aprovação sequencial (em vários níveis)
Os aprovadores decidem um depois do outro: gestor, depois diretor da área, depois diretor financeiro. Cada um vê o que os anteriores decidiram, e os mais seniores só analisam o que já passou pela primeira conferência. É o padrão mais comum para tudo o que envolve dinheiro.
Aprovação paralela
Várias pessoas recebem a solicitação ao mesmo tempo, e todas precisam aprovar. É mais rápido quando os aprovadores conferem coisas diferentes, por exemplo o financeiro olhando o orçamento enquanto o jurídico revisa as cláusulas do contrato. O custo é que pessoas seniores podem analisar algo que o gestor vai rejeitar de qualquer jeito.
Aprovação por valor (alçadas)
Os aprovadores dependem do valor. Até R$ 5.000, o gestor aprova sozinho. Acima disso, entra o diretor da área. Acima de R$ 50.000, o diretor financeiro. Isso mantém as solicitações pequenas rápidas e coloca mais olhos nas grandes. A tabela que define as faixas se chama matriz de alçadas, e mostramos como definir os limites no guia de alçadas de aprovação.
Aprovação condicional
Uma regra decide se um passo de aprovação acontece ou não. A compra de um software pode precisar de uma análise de segurança da TI, enquanto o material de escritório pula essa análise. Um reembolso acima de certo valor vai para o financeiro, e os pequenos não. As condições mantêm um único fluxo para todo um tipo de solicitação, em vez de cinco quase iguais.
| Tipo | Use quando | Cuidado com |
|---|---|---|
| Única | Baixo risco, alto volume | Virar gargalo se o aprovador vive ausente |
| Sequencial | Dinheiro, contratos, tudo em que o risco cresce | Níveis demais para valores pequenos |
| Paralela | Os aprovadores conferem coisas diferentes | Análises desperdiçadas em pedidos que serão rejeitados |
| Por valor | O risco cresce com o valor | Pedidos fracionados para ficar abaixo do limite |
| Condicional | Algumas solicitações precisam de uma conferência a mais | Condições demais, que ninguém sabe explicar |
Anatomia de uma solicitação de aprovação
Uma boa solicitação permite que o aprovador decida em menos de um minuto, sem perguntar nada de volta. Ela traz:
- O que está sendo pedido, em campos estruturados, não em um parágrafo. Item, datas, sistema, cliente.
- O valor ou o impacto, calculado sempre que possível. O total deve sair de quantidade vezes preço, não ser digitado.
- O motivo. Uma ou duas frases. É a primeira coisa que todo aprovador pergunta.
- Os anexos. Orçamentos, notas fiscais, a minuta do contrato.
- Quem pede e para quem. Solicitante, departamento, centro de custo.
- Para quando é. Separa o urgente do "quando der".
- As opções de decisão. Aprovar, rejeitar com um motivo ou devolver para ajustes.
- O histórico. Quem já aprovou, com comentários.
Se os aprovadores vivem respondendo com perguntas, está faltando um campo.
Exemplos de fluxo de aprovação
Os valores e cargos abaixo são exemplos. Adapte ao tamanho e ao risco da sua empresa.
| Área | Solicitação | Quem aprova | Regra |
|---|---|---|---|
| Financeiro | Compra | Gestor; diretor da área acima de R$ 5.000; diretor financeiro acima de R$ 50.000 | Aprovada antes de o pedido de compra ser emitido |
| Financeiro | Reembolso de despesas | Gestor, depois financeiro | Comprovante para cada linha; o financeiro confere a política de viagens e despesas |
| Financeiro | Nota fiscal de fornecedor | Responsável pelo orçamento do centro de custo | Conferida com o pedido de compra e o recebimento antes de entrar na programação de pagamentos |
| RH | Férias | Gestor direto | Decididas em até dois dias úteis, a tempo do aviso por escrito com pelo menos 30 dias de antecedência exigido pelo art. 135 da CLT; conferidas com a cobertura da equipe |
| RH | Abertura de vaga | Diretor da área, depois financeiro, depois RH | O financeiro confirma que a vaga cabe no orçamento de pessoal |
| TI | Acesso a um sistema | Gestor, depois o responsável pelo sistema | Privilégio mínimo; acessos revisados periodicamente |
| Comercial | Desconto em proposta | Gerente comercial até 10%; diretor comercial acima disso | Aprovado antes de a proposta chegar ao cliente |
| Operações | Reembolso a cliente | Líder de atendimento até R$ 1.000; financeiro acima disso | Motivo e número do pedido obrigatórios; o reembolso só sai depois da aprovação |
Alguns desses merecem um guia próprio. O guia de aprovação de compras cobre solicitação, pedido e recebimento. O de reembolso de despesas cobre comprovantes e a conferência da política, e o de aprovação de notas fiscais cobre a conferência das notas antes do pagamento.
Como desenhar um fluxo de aprovação, passo a passo
- Escolha um tipo de solicitação. Comece pelo que gera mais cobrança. Compras e férias costumam ser as primeiras escolhas.
- Liste o que o aprovador precisa para decidir. Pergunte aos aprovadores atuais: "O que vocês sempre precisam perguntar?" Cada resposta vira um campo.
- Nomeie os aprovadores pela função. "Gestor do solicitante", "responsável pelo centro de custo", "diretor financeiro". Nunca um nome específico na regra.
- Escolha o tipo. Única se o risco é baixo, por valor se envolve dinheiro, condicional se só algumas solicitações precisam de uma conferência a mais.
- Defina um prazo para cada aprovação. Decida o que acontece quando ele vence: primeiro um lembrete, depois o escalonamento para outra pessoa.
- Defina o que acontece depois da decisão. Quem age no sim (compra, reserva, libera o acesso)? O que o solicitante recebe no não?
- Planeje as ausências. Cada aprovador tem um substituto, com datas, registrado no histórico.
- Rode por um mês e revise. Veja quanto tempo as aprovações levam, onde elas param e com que frequência as solicitações são devolvidas.
Mantenha a primeira versão linear. Solicitação, aprovações, ação, confirmação. Acrescente uma condição quando um caso real e repetido pedir, não para cada hipótese.
Boas práticas de fluxo de aprovação
- Exija um motivo em toda rejeição. Um "não" sem motivo gera o mesmo pedido amanhã. Um motivo curto ensina à equipe o que é aceitável.
- Devolva em vez de rejeitar quando falta algo pequeno, como um segundo orçamento. O solicitante corrige e a solicitação continua de onde parou.
- Defina prazos e escale. Uma solicitação que espera três dias por uma aprovação de R$ 1.000 ensina as pessoas a pular o processo.
- Use substitutos nas ausências. As férias de alguém não devem parar as aprovações, e o registro deve mostrar quem aprovou em nome de quem.
- Aprove antes de agir. O passo seguinte (comprar, liberar o acesso, fazer o reembolso) só deve abrir depois da aprovação.
- Nunca aprove a própria solicitação. Se o solicitante também é o aprovador daquele nível, a solicitação sobe um nível.
- Facilite a aprovação. Quem decide duas vezes por mês não deveria precisar aprender um sistema. Um e-mail com o resumo e os botões de aprovar e rejeitar, que levam a uma página de confirmação, elimina a maior parte da demora.
- Mantenha a trilha de auditoria automática. Quem decidiu, quando, com qual comentário e como estava a solicitação naquele momento. Ninguém deveria precisar lembrar de guardar um e-mail.
Erros comuns
- Aprovadores demais "por via das dúvidas". Cada um acrescenta espera. Se um aprovador nunca rejeita nada, pergunte o que ele está conferindo.
- Aprovar no chat. É rápido, mas o registro some no dia em que alguém procura por ele.
- Uma pessoa aprova tudo. Isso cria fila e um ponto único de falha.
- Limites de que ninguém lembra. Se as alçadas moram num PDF de política, as pessoas chutam. O fluxo deve escolher os aprovadores pelo valor.
- Não aprovar de novo quando o valor muda. Uma solicitação de R$ 4.500 que vira R$ 7.000 precisa ser aprovada de novo pelo novo valor.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre processo de aprovação e fluxo de aprovação?
O processo de aprovação é a regra: quem precisa aprovar o quê, e em quais condições. O fluxo de aprovação é como essa regra é executada na prática: o formulário, o encaminhamento, os prazos e o registro. Dá para ter um processo de aprovação escrito sem nenhum fluxo, o que normalmente significa que ele é aplicado de forma desigual.
O que é um fluxo de aprovação em vários níveis?
É um fluxo em que a solicitação precisa de mais de uma aprovação, geralmente em sequência, como gestor e depois diretor da área. Muitas equipes fazem o número de níveis depender do valor: as solicitações pequenas precisam de uma aprovação, e as grandes, de duas ou três.
Quantos níveis de aprovação uma solicitação deve ter?
O mínimo que o risco permitir. Para a maioria das solicitações de rotina, um nível basta, e dois ou três níveis costumam ficar para valores altos ou compromissos longos. Se você está acrescentando um quarto nível, confira se cada aprovador de fato analisa algo diferente.
Quanto tempo uma aprovação deve levar?
Para solicitações de rotina, no mesmo dia útil ou no seguinte é uma meta razoável. Se as aprovações costumam demorar mais, as pessoas começam a agir primeiro e pedir depois. Prazos com lembretes, substitutos e aprovação pelo e-mail ou pelo celular mantêm a maioria das solicitações dentro de um dia.
Como fica no Easyflow
O Easyflow roda fluxos de aprovação como uma lista linear de passos. A solicitação é um formulário com campos estruturados, totais calculados e anexos, e cada passo de aprovação vai para uma função: uma pessoa, uma equipe, o gestor do solicitante ou alguém escolhido em um campo anterior. Condições podem pular um passo de aprovação, as alçadas por valor escolhem os aprovadores pelas faixas e recalculam quando o valor muda, e não existem ramificações paralelas, de propósito. Os aprovadores aprovam ou rejeitam direto do e-mail (antes abre uma página de confirmação) e podem devolver a solicitação para ajustes, os substitutos assumem automaticamente nas ausências e a caixa de entrada permite aprovar várias solicitações de uma vez. Todo passo tem prazo, com lembretes e escalonamento, e toda solicitação guarda uma linha do tempo à prova de adulteração. A galeria de processos tem prontos Solicitação de compra, Reembolso de despesas, Aprovação de nota fiscal, Solicitação de férias, Abertura de vaga, Solicitação de acesso, Aprovação de desconto e Reembolso a cliente.
Se as suas aprovações ainda moram na caixa de entrada, leia os 7 sinais de que sua equipe já passou da fase da aprovação por e-mail.