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Modelo · Financeiro

Modelo de reembolso de despesas com aprovação do gestor

Envie o que você pagou do próprio bolso, obtenha a aprovação do gestor e receba o valor de volta.

4 passos 13 campos
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Grátis por 14 dias. Sem cartão de crédito. Você pode mudar cada passo e campo.

Despesas pagas do próprio bolso são pequenas, frequentes e fáceis de perder. O comprovante chega como foto no WhatsApp, o gestor aprova “o de sempre”, o financeiro não sabe o que já foi pago e o colaborador passa semanas sem saber onde está o dinheiro.

Este modelo transforma isso numa solicitação por relatório de despesas. O colaborador informa o motivo e adiciona uma linha por despesa, com data, categoria (alimentação, transporte, combustível, hospedagem, materiais ou outros), descrição e valor, e o formulário soma tudo. Por exemplo, um almoço com cliente de R$ 180 e R$ 35 de estacionamento dão R$ 215 a reembolsar. Os comprovantes e a chave Pix ou conta bancária são obrigatórios para enviar. O gestor aprova em até dois dias úteis e informa o centro de custo. O financeiro tem cinco dias úteis para pagar, registrar o valor e a data, anexar o comprovante de pagamento e explicar o que não foi reembolsado. Por fim, o colaborador confirma que o valor caiu na conta, e a solicitação se encerra.

Serve para equipes que viajam, visitam clientes ou compram pequenas coisas para o escritório, e para financeiros que querem cada reembolso com comprovante e aprovação.

Como funciona, passo a passo

O processo é lido de cima para baixo. Cada passo vai para o responsável com um prazo, e tudo o que acontece fica registrado no histórico da solicitação.

  1. Relatório de despesas

    Quem abre a solicitação

    Liste cada despesa e anexe os comprovantes.

    5 campos no formulário da solicitação
    • Motivo * Texto
    • Despesas *Colunas: Data, Categoria, Descrição, Valor Tabela
    • Total a reembolsar Calculado
    • Chave Pix ou conta bancária * Texto
    • Comprovantes *Um recibo ou nota fiscal para cada despesa Arquivos

  2. Aprovação do gestor

    Uma pessoa ou equipe que você escolhe

    Confira se as despesas fazem sentido e aprove.

    Aprovação: Aprovadores que você escolhe Prazo de 2 dias (em horário comercial)
    2 campos
    • Centro de custo * Texto
    • Observações Texto longo

  3. Pagamento

    Uma pessoa ou equipe que você escolhe

    O financeiro confere os comprovantes e paga o colaborador.

    Prazo de 5 dias (em horário comercial)
    4 campos
    • Valor pago * Valor
    • Data do pagamento * Data
    • Comprovante de pagamento Arquivos
    • ObservaçõesExplique qualquer despesa que não foi reembolsada Texto longo

  4. Confirmar recebimento

    O solicitante

    O colaborador confirma que o valor caiu na conta.

    2 campos
    • Reembolso * Caixa de seleção
    • Observações Texto longo

Deixe com a sua cara

Mande para o gestor de cada um

Em Quem executa e em Aprovadores do passo Aprovação do gestor, escolha O gestor do solicitante, assim cada relatório chega à pessoa certa sem ninguém precisar escolher.

Inclua quilometragem

Adicione uma tabela com data, trajeto e km, e uma coluna Calculado que multiplica os km pelo valor por quilômetro definido na sua política de reembolso.

Chame o financeiro nos relatórios grandes

Use alçadas no Total a reembolsar para que relatórios acima do valor que você escolher passem também por um aprovador do financeiro.

Escolha o centro de custo numa lista

Troque o campo de texto Centro de custo por um campo Item de lista, para que a exportação em CSV bata com os códigos da sua contabilidade.

Perguntas frequentes

O que é um formulário de reembolso de despesas?

É o formulário em que o colaborador pede de volta o que gastou do próprio bolso a trabalho. Ele lista cada despesa com data, categoria, descrição e valor, traz os comprovantes e passa por aprovação antes do pagamento. Um bom formulário calcula o total sozinho, para ninguém precisar somar as linhas.

Reembolso de despesas entra no salário?

Depende de como o valor é pago e comprovado, e as regras trabalhistas e previdenciárias têm detalhes. Defina a política com a contabilidade ou o departamento pessoal antes de começar. Na prática, reembolse só despesas feitas a trabalho, com comprovante e no valor gasto, e mantenha o comprovante junto da solicitação. Esta é uma informação geral, não uma orientação contábil ou jurídica.

Quais comprovantes pedir no reembolso?

Um comprovante por despesa, com data, estabelecimento e valor, além do motivo do gasto. O modelo pede um recibo ou nota fiscal para cada despesa. Se a sua contabilidade exige nota fiscal em nome da empresa, deixe isso escrito no texto de ajuda do campo Comprovantes. Guarde os comprovantes na solicitação, e não numa caixa de e-mail separada.

Quanto tempo deve levar um reembolso?

Escolha um prazo e divulgue, por exemplo pagamento junto com a próxima folha ou num dia fixo da semana depois da aprovação. O importante é o colaborador saber a data e ver em que passo está a solicitação. Prazos nos passos de aprovação e pagamento deixam os atrasos à vista.

Guias sobre este processo

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