Viagem a trabalho costuma ser aprovada no chute. Alguém diz “preciso estar em Recife no mês que vem”, o gestor concorda e o custo real só aparece na fatura do cartão. As reservas ficam em contas pessoais, os localizadores se perdem no e-mail de alguém e ninguém pergunta o que a viagem trouxe.
Este modelo começa pelo planejamento. O viajante informa o destino, as datas de ida e volta, o motivo da viagem e os custos estimados, uma linha por despesa (passagem aérea, hospedagem, transporte terrestre, alimentação, inscrição em evento ou outros), e o formulário soma o Total estimado. Quem precisa de adiantamento para alimentação e transporte só marca uma caixa. Viagens acima de R$ 2.000 passam pelo passo Aprovação, que registra o centro de custo; as mais baratas vão direto para as Reservas. Quem reserva lista cada item com localizador e valor, anexa passagens e vouchers e registra o adiantamento pago, quando houver. Por fim, na Prestação de contas, o viajante conta os resultados da viagem, quanto gastou e anexa os comprovantes.
Serve para empresas em que as pessoas viajam para vender, instalar, participar de eventos ou de treinamentos, com alguém do administrativo ou um responsável por viagens cuidando das reservas. Por exemplo: uma ida a Curitiba com passagem de R$ 780 e duas noites de hotel a R$ 320 soma R$ 1.420, fica abaixo do limite e vai direto para as reservas.