Caixa pequeno é uma pequena quantia em dinheiro mantida num escritório, loja ou obra para pagar despesas miúdas em que cartão ou pedido de compra não são práticos: uma postagem nos Correios, um pequeno conserto, material para um evento de última hora.
A maioria das empresas usa o modelo de fundo fixo. O fundo tem um valor fixo e, a qualquer momento, o dinheiro na caixa somado aos comprovantes do que foi gasto precisa dar esse valor. Quando o dinheiro acaba, o responsável apresenta os comprovantes e o fundo é reposto exatamente no valor gasto.
Por que importa
Dinheiro em espécie é o ativo mais fácil de perder ou desviar, e valores pequenos se somam. Um fundo fixo, com comprovantes e um responsável nomeado, mantém tudo sob controle sem transformar cada compra de R$ 30 num pedido de compra.
Exemplo
Uma filial mantém um fundo de R$ 1.000 (exemplo ilustrativo). No fim do mês, a responsável tem R$ 240 em dinheiro e R$ 760 em comprovantes, o que soma R$ 1.000. Ela abre uma solicitação de reposição de R$ 760 com os comprovantes anexados, a gerente da filial aprova, e o financeiro libera R$ 760 para repor o fundo.
Erros comuns
- Vales e bilhetes na caixa no lugar de comprovantes.
- Uma pessoa faz tudo. A mesma pessoa guarda o dinheiro, aprova as reposições e concilia o fundo.
- Nenhuma contagem surpresa, então as faltas só aparecem na hora da reposição.
- Um fundo que só cresce porque é usado para coisas que deveriam passar por compras.
- Pagar pessoas pelo caixa pequeno, o que deveria passar pela folha ou pelo contas a pagar.