Segregação de funções é um controle interno que divide os passos-chave de uma transação entre pessoas diferentes. A divisão clássica separa quatro atividades: autorizar a transação, ter a posse do ativo (dinheiro, estoque, acesso ao banco), registrar a transação na contabilidade e revisar ou conciliar.
No Brasil, a Lei 14.133/2021, que rege as licitações e os contratos públicos, inclui a segregação de funções entre os seus princípios e proíbe designar o mesmo agente público para atuar ao mesmo tempo em funções mais suscetíveis a riscos, para reduzir a possibilidade de ocultação de erros e de fraudes. A lei vale para o setor público, mas a lógica serve para qualquer empresa.
Por que importa
Quando uma pessoa controla a transação inteira, os erros passam despercebidos e a fraude fica fácil. Dividir os passos garante que uma segunda pessoa veja cada pagamento antes que o dinheiro saia.
Exemplo
Numa distribuidora de 25 pessoas (exemplo ilustrativo), quem cadastra novos fornecedores no ERP, no contas a pagar, não deveria também aprovar e liberar os pagamentos. Se a equipe for pequena demais para separar essas funções, o controller revisa todo mês uma lista de fornecedores novos, de alterações de dados bancários e de pagamentos, e assina a revisão.
Erros comuns
- Usuários administradores que deixam uma pessoa fazer tudo "temporariamente".
- Cobertura de férias em que um único substituto herda, sem ninguém perceber, todas as funções.
- Gestores aprovando os próprios reembolsos ou compras.
- Revisões assinadas sem que ninguém tenha olhado de verdade.
Equipes pequenas raramente conseguem separar tudo. Quando não dá, uma revisão documentada por alguém independente (o sócio, o contador externo) é o controle compensatório mais comum.