Relatório de despesas (também chamado de prestação de contas) é o documento que o colaborador envia para justificar gastos feitos a serviço, seja para ser reembolsado pelo que pagou do próprio bolso, seja para comprovar compras no cartão corporativo. Cada linha costuma ter data, estabelecimento, categoria, valor e motivo, com o comprovante anexado e o projeto ou centro de custo a ser cobrado.
Um fluxo típico: o colaborador envia, o gestor aprova o motivo do gasto, o financeiro confere os comprovantes contra a política de despesas, e o reembolso sai por Pix ou transferência.
Por que importa
O relatório de despesas é o que liga uma compra no cartão ou um cupom fiscal a um motivo de negócio. Sem ele, o financeiro não consegue mostrar ao contador, a um auditor ou ao sócio por que aquele dinheiro saiu, e a política de despesas vira sugestão.
Exemplo
A Juliana vai a uma feira do setor em São Paulo (exemplo ilustrativo): R$ 1.180 de hotel, R$ 310 de refeições e R$ 145 de transporte por aplicativo, R$ 1.635 no total. O gestor confirma que a viagem foi aprovada, o financeiro confere a nota do hotel contra o limite de hospedagem da política, e ela recebe o reembolso por Pix. Quilometragem com carro próprio costuma ser paga por um valor por quilômetro definido na política interna.
Erros comuns
- Comprovantes faltando ou ilegíveis, aceitos "só desta vez".
- Duplicidade. O mesmo comprovante enviado duas vezes, ou uma compra no cartão corporativo também pedida como reembolso.
- Aprovação no automático. Gestores aprovam sem abrir as linhas.
- Envios atrasados. Relatórios entregues meses depois, quando ninguém lembra mais do contexto e o mês já foi fechado.
- Itens pessoais misturados com os da empresa.