A conferência de duas vias (em inglês, two-way match) é um controle do contas a pagar que compara a nota fiscal do fornecedor com o pedido de compra a que ela se refere. Itens, quantidades, preços unitários e totais precisam bater, dentro de uma tolerância definida pela empresa, antes de a nota ser aprovada para pagamento.
É a versão mais leve da conferência de três vias. Ela confirma que a empresa está sendo cobrada pelo que combinou pagar, mas não que os produtos ou serviços foram de fato recebidos.
Quando usar
A conferência de duas vias serve para compras em que não há nada físico para receber, ou em que o recebimento é fácil de confirmar de outro jeito: assinaturas de software, serviços recorrentes, contas de consumo e pedidos de baixo valor. Para mercadorias, principalmente em pedidos maiores, a conferência de três vias é a escolha mais segura.
Exemplo
Uma empresa tem um pedido de compra para uma assinatura de software de R$ 6.000 por mês (exemplo ilustrativo). A nota fiscal de março chega com R$ 6.750. A conferência aponta a diferença de R$ 750, e a nota volta para o solicitante confirmar se foram contratadas novas licenças ou se o fornecedor errou.
Erros comuns
- Tratar a conferência como prova de entrega. Uma conferência perfeita de um pedido que nunca chegou continua pagando por nada.
- Tolerâncias frouxas demais. Uma tolerância percentual larga em notas grandes deixa passar cobranças indevidas de verdade.
- Conferir só os totais. Um total certo pode esconder um preço unitário errado compensado por uma quantidade errada.
- Usar para tudo porque o recebimento nunca é registrado, o que desliga sem alarde o controle mais forte.