A conferência de três vias (em inglês, three-way match) é um controle do contas a pagar que compara três documentos antes de pagar uma nota fiscal: o pedido de compra (o que foi pedido), o registro de recebimento ou comprovante de entrega (o que de fato chegou) e a nota fiscal do fornecedor (o que está sendo cobrado). O pagamento só é liberado quando os três batem, dentro de uma tolerância definida.
No dia a dia, o registro de recebimento costuma ser a conferência física feita pelo almoxarifado ou o canhoto da nota assinado por quem recebeu. Algumas empresas incluem um quarto documento, um laudo de inspeção ou de qualidade, e chamam o controle de conferência de quatro vias.
Por que importa
Ela impede a empresa de pagar por mercadorias que nunca foram pedidas, nunca foram entregues ou chegaram em quantidade menor. Também pega a variação de preço, quando a nota traz um preço maior do que o combinado no pedido.
Exemplo
Um pedido de compra encomenda 200 coletes refletivos a R$ 60 cada, R$ 12.000 no total (exemplo ilustrativo). O registro de recebimento mostra que chegaram 180 coletes. A nota fiscal cobra 200. O contas a pagar não libera o valor cheio: espera o restante chegar ou pede ao fornecedor o acerto da diferença, conforme a política da empresa.
Erros comuns
- Recebimento registrado com atraso. As notas ficam sem conferência, os prazos de pagamento vencem e os descontos por pagamento antecipado se perdem.
- Entregas parciais tratadas à mão, sem registro do que ainda falta.
- Liberações forçadas sem motivo. Alguém força a passagem de uma nota divergente, e depois ninguém sabe dizer por quê.
- Serviços espremidos num processo de mercadorias. Para serviços, o "recebimento" deve ser o solicitante confirmando que o trabalho foi feito.