Pedido de compra (em inglês, purchase order ou PO) é o documento que o comprador envia ao fornecedor para confirmar uma compra. Ele lista os itens ou serviços, as quantidades, os preços unitários, a data e o local de entrega, as condições de pagamento e um número de pedido que o fornecedor deve informar na nota fiscal.
A requisição é o pedido interno, o pedido de compra é a ordem que sai para o fornecedor, e a nota fiscal é a cobrança do fornecedor. Conferir os três é como o contas a pagar sabe que uma cobrança é legítima.
Por que importa
O pedido deixa preço e quantidade explícitos antes de qualquer entrega, então existe algo contra o que conferir a nota fiscal. Ele também compromete o orçamento no momento da compra, o que mostra quanto a empresa deve antes de as cobranças chegarem.
Exemplo
O pedido PC-1042 vai para um fornecedor de embalagens: 5.000 caixas a R$ 4,00 cada, R$ 20.000 no total, pagamento em 30 dias, entrega até 15 de maio (exemplo ilustrativo). O almoxarifado registra o recebimento contra o PC-1042, a nota fiscal traz o número PC-1042, e o contas a pagar confere os três antes de pagar.
Erros comuns
- Pedidos criados depois que a nota chega, só para a nota poder ser lançada. O pedido então não controla nada.
- Alterações combinadas por telefone. Mudanças de preço ou quantidade que nunca entram no pedido geram divergências depois.
- Notas fiscais sem número de pedido, que deixam o contas a pagar adivinhando a que compra elas pertencem.
- Pedidos abertos que nunca são encerrados. Compromissos antigos continuam aparecendo como dívida muito depois de o trabalho terminar.
Para serviços recorrentes, um pedido aberto (ou contrato de fornecimento) cobre um período e um valor máximo, para que cada nota mensal não precise de um pedido próprio.