Problemas no contas a pagar raramente vêm de fraude. Vêm de nota paga antes de alguém confirmar que a mercadoria chegou, de boleto esquecido na caixa de e-mail até vencer e da mesma nota paga duas vezes porque chegou por e-mail e em papel.
Este modelo dá a cada nota fiscal de fornecedor um único caminho. Quem recebe registra o fornecedor, o número da nota, o valor, o vencimento, o que foi comprado e o número do pedido de compra, se houver, e anexa a nota e o boleto. Quem pediu a compra confere a entrega, responde se foi tudo entregue, parcialmente ou nada, anota o que está faltando e informa o centro de custo antes de aprovar. Notas acima de R$ 5.000 também passam pela aprovação do financeiro, que responde se o gasto estava no orçamento. O último passo programa o pagamento, registra a forma (boleto, Pix, transferência bancária ou cartão de crédito) e guarda o comprovante. Cada um desses passos tem prazo de dois dias úteis.
Foi feito para financeiros enxutos que pagam fornecedores sem uma ferramenta completa de contas a pagar. Por exemplo, uma nota de R$ 7.200 da empresa de limpeza passa pela conferência e pelo financeiro, enquanto uma de R$ 380 de material de escritório pula o passo do financeiro.