Trilha de auditoria é o registro cronológico das ações feitas numa transação, documento ou sistema, detalhado o bastante para reconstruir o que aconteceu do início ao fim, na ordem em que aconteceu.
Uma trilha útil registra, para cada ação, quem fez, o que fez, quando e o que mudou (o valor antes e depois), além de qualquer comentário ou anexo que explique o motivo.
Por que importa
Trilhas de auditoria respondem às perguntas que aparecem depois: quem aprovou este pagamento, quando os dados bancários mudaram, por que o valor subiu. Elas dão suporte a auditorias contábeis e à solução de disputas, e muitas vezes são o único jeito de perceber uma fraude que uma aprovação isolada deixaria passar.
Exemplo
Um auditor questiona um pagamento de R$ 92.000 a um fornecedor (exemplo ilustrativo). A trilha mostra a solicitação, a aprovação do gestor, a aprovação do controller e uma alteração nos dados bancários do fornecedor dois dias antes do pagamento, feita por um usuário que normalmente não edita fornecedores. É essa última linha que precisa ser investigada.
Erros comuns
- Registros que podem ser editados ou apagados pelas mesmas pessoas cujas ações eles registram.
- Aprovações dadas fora do sistema, que deixam buracos.
- Usuários compartilhados, que tornam o "quem" sem sentido.
- Registrar só o estado final, e não cada mudança no caminho.
- Uma trilha que existe, mas não pode ser exportada quando o auditor pede.
No Easyflow, toda solicitação guarda uma linha do tempo de quem fez o quê e quando, encadeada por hash, para que qualquer adulteração posterior seja detectável.