Quase toda empresa começa aprovando por e-mail. "Oi, Juliana, posso comprar dois monitores para os novos contratados? Fica uns R$ 3.000." "Aprovado." Não custa nada, todo mundo já tem e-mail e não há nada para configurar.
O problema nunca aparece numa conversa só. Ele aparece na centésima, quando quem aprovou já saiu da empresa, o valor da resposta não bate com a nota fiscal e o financeiro está vasculhando três caixas de entrada para descobrir quem disse sim.
Este artigo mostra os sete sinais de que a aprovação por e-mail parou de funcionar para a sua equipe, o que fazer em cada caso e como migrar para algo melhor sem um grande projeto.
Em resumo
- Aprovar por e-mail funciona para uma equipe pequena, com poucas solicitações e um aprovador. Deixa de funcionar quando crescem o volume, o número de aprovadores e as perguntas de auditoria.
- Os sinais mais claros: cobranças, nenhuma prova de quem aprovou, pedidos em formatos diferentes, o aprovador errado e trabalho feito antes do sim.
- O que vier no lugar do e-mail precisa de uma solicitação estruturada, encaminhamento por regra, prazos, substitutos nas ausências e registro automático, e os aprovadores devem continuar podendo decidir pela caixa de entrada.
- Migre um processo por vez, começando pelo que gera mais cobrança.
Quando aprovar por e-mail é suficiente
Sendo justo com o e-mail: para uma equipe de oito pessoas, com um dono aprovando um punhado de solicitações por mês, ele muitas vezes é a ferramenta certa. Todo mundo sabe usar, e o registro é "bom o bastante" porque há poucas conversas para procurar.
Os problemas crescem com três coisas: o número de solicitações, o número de aprovadores e o número de pessoas que depois precisam saber o que aconteceu. Quando as três sobem, o e-mail deixa de ser um atalho e vira o gargalo.
7 sinais de que sua equipe já passou da aprovação por e-mail
1. "Você viu meu e-mail?" virou mensagem frequente
Como aparece: os solicitantes cobram pelo chat, depois pessoalmente. Os aprovadores dizem que nunca viram o pedido, porque ele chegou entre uma newsletter e um convite de reunião. As solicitações ficam paradas por dias, e ninguém sabe quantas estão esperando.
O que fazer: dê um prazo a toda aprovação, com um lembrete automático quando ele vence e escalonamento para outra pessoa depois disso. Dê a cada aprovador uma lista única do que está esperando por ele, separada do resto do e-mail.
2. Ninguém consegue provar quem aprovou o quê
Como aparece: no fechamento do ano, ou quando a contabilidade pergunta, alguém passa a tarde vasculhando caixas de entrada. A aprovação foi encaminhada, ou está na caixa de alguém que saiu da empresa, ou foi "aprovada" num responder a todos que ninguém encontra.
O que fazer: registre toda decisão em um lugar só, automaticamente, com quem, quando e o comentário, ao lado da solicitação exatamente como ela estava quando foi aprovada. Ninguém deveria precisar lembrar de guardar um e-mail.
3. Cada solicitação chega de um jeito
Como aparece: uma pessoa manda um parágrafo, outra um print, outra um orçamento encaminhado com "segue abaixo". O aprovador responde "qual centro de custo?" ou "qual é o total?", e a solicitação dá duas voltas antes de alguém decidir.
O que fazer: troque o e-mail em texto livre por um formulário curto que faz as mesmas perguntas toda vez: o quê, quanto, por quê, para quando, com anexos. Calcule os totais em vez de pedir que alguém os digite.
4. A pessoa errada aprova, ou a certa é pulada
Como aparece: o solicitante decide para quem mandar. Uns mandam tudo para o presidente, outros mandam um pedido de R$ 80.000 só para o gestor, porque ele sempre diz sim. As alçadas moram num PDF de política que ninguém abre.
O que fazer: deixe uma regra escolher os aprovadores, não o solicitante. Pela função ("gestor do solicitante") e pelo valor quando há dinheiro envolvido. Nosso guia de alçadas de aprovação mostra como definir as faixas.
5. As coisas acontecem antes de a aprovação chegar
Como aparece: o pedido foi feito "porque a aprovação obviamente ia sair". O software foi comprado no cartão corporativo e o e-mail saiu na mesma tarde. A aprovação vira uma formalidade que acontece depois do fato.
O que fazer: faça da aprovação uma porta. O passo seguinte (comprar, pagar, liberar o acesso) só abre depois da decisão, e quem age vê a aprovação antes de agir.
6. As aprovações param quando uma pessoa está fora
Como aparece: o diretor da área tira duas semanas de férias, e todas as solicitações do departamento dele esperam. Ou alguém "cobre" informalmente, e depois ninguém tem certeza se aquela aprovação vale.
O que fazer: defina um substituto para cada aprovador, com datas, antes de a ausência começar. O registro deve mostrar que o substituto aprovou em nome do aprovador original.
7. Ninguém sabe quanto tempo as coisas levam
Como aparece: todo mundo sente que as compras são lentas, mas ninguém sabe dizer se levam dois dias ou dez, nem qual passo é o problema. As discussões sobre o processo se baseiam em casos isolados.
O que fazer: meça o tempo entre a solicitação e a decisão, por passo. Normalmente um único passo causa a maior parte da espera, e a solução é um substituto, um nível de aprovação mais baixo para valores pequenos ou um prazo, não um processo novo.
Um teste rápido
Responda sim ou não pensando na sua aprovação mais comum, como compras ou férias.
| Pergunta | Sim / Não |
|---|---|
| Os solicitantes cobram aprovações pelo menos uma vez por semana? | |
| Descobrir quem aprovou uma solicitação específica levaria mais de cinco minutos? | |
| Os aprovadores costumam responder pedindo informações que faltam? | |
| O solicitante escolhe quem aprova? | |
| Algo já foi comprado ou feito antes de a aprovação chegar? | |
| As aprovações travam quando alguém está de férias? | |
| Você teria dificuldade de dizer, com números, quanto tempo as aprovações levam? |
Não existe um corte científico, mas, como regra prática, duas ou mais respostas "sim" num processo que roda várias vezes por mês significam que o e-mail está custando mais tempo do que um fluxo de verdade custaria.
O que procurar no que vier depois do e-mail
Seja qual for a ferramenta, uma planilha com formulário, uma ferramenta de fluxo de trabalho ou um módulo de um sistema que você já usa, como o ERP, confira estes pontos:
- Um formulário de solicitação estruturado, com campos obrigatórios, anexos e totais calculados.
- Encaminhamento por regra: aprovadores escolhidos pela função e pelo valor, nunca digitados pelo solicitante.
- Aprovação pelo e-mail e pelo celular. Os aprovadores não deveriam precisar entrar num sistema que usam duas vezes por mês.
- Prazos, lembretes e escalonamento, para nada esperar em silêncio.
- Substitutos nas ausências, registrados no histórico.
- Devolver para ajustes, não só aprovar ou rejeitar, e um motivo obrigatório na rejeição.
- Uma trilha de auditoria automática para toda solicitação, exportável quando alguém pedir.
- Números básicos: quantas solicitações, quanto tempo levam, onde esperam.
- Configuração rápida. Se o primeiro processo leva meses, a equipe fica no e-mail.
Se quiser testar primeiro o caminho do faça você mesmo, nosso guia de aprovações com Google Forms e Planilhas Google mostra até onde dá para ir e onde ele para. Para ferramentas dedicadas, veja nossa comparação de softwares de aprovação.
Um alerta sobre links de aprovação com um clique
Muitas ferramentas, e muitas soluções caseiras, colocam links de "Aprovar" e "Rejeitar" direto no e-mail, e um único clique registra a decisão. Parece prático, mas tem um problema conhecido: alguns filtros de segurança de e-mail abrem os links das mensagens recebidas para procurar ameaças antes de a pessoa ver o e-mail. Se abrir o link basta para aprovar, um desses filtros pode aprovar (ou rejeitar) uma solicitação sem nenhuma pessoa envolvida.
O padrão seguro é simples: o link do e-mail só abre uma página de confirmação que mostra a solicitação, e a decisão é registrada quando o aprovador clica em um botão nessa página. Abrir um link nunca deveria mudar nada sozinho. Pergunte a qualquer fornecedor que você avaliar como as aprovações por e-mail dele lidam com isso.
Como migrar um processo por vez
Não tente tirar todas as aprovações do e-mail de uma vez. Migre um processo, faça funcionar e passe para o próximo.
- Escolha o processo com mais cobranças. Compras, férias e reembolso de despesas são os candidatos de sempre.
- Leia as últimas 20 conversas de e-mail sobre ele. Anote o que os aprovadores perguntam, quem aprova o quê e onde as coisas param. Esse é o seu processo real.
- Monte o formulário e os passos com o que você encontrou. Mantenha linear: solicitação, aprovações, ação, confirmação.
- Combine uma data de virada com os aprovadores primeiro. São eles que precisam parar de responder e-mails.
- Responda aos novos e-mails com o link. Depois da data de virada, uma solicitação enviada por e-mail recebe uma resposta simpática com o formulário, não uma aprovação. É isso que faz a mudança pegar.
- Revise depois de um mês. Veja quanto tempo as aprovações levam, com que frequência as solicitações são devolvidas e o que as pessoas ainda perguntam. Ajuste o formulário e passe para o próximo processo.
Perguntas frequentes
Dá para aprovar solicitações direto pelo e-mail com segurança?
Sim, desde que o link do e-mail leve a uma página de confirmação e a decisão só seja registrada quando o aprovador confirmar. A solicitação também deve estar ligada a um passo específico, para que um link antigo pare de funcionar quando a solicitação avançar.
Qual é a melhor forma de acompanhar aprovações?
Mantenha cada solicitação e suas decisões em um lugar só, onde o histórico seja registrado automaticamente: quem aprovou, quando, com qual comentário e como estava a solicitação naquele momento. Uma planilha compartilhada funciona por um tempo, mas depende de alguém atualizá-la à mão.
Quando o e-mail é suficiente para aprovações?
Quando a equipe é pequena, as solicitações são raras, há um aprovador e ninguém de fora da equipe precisa de prova das decisões. Quando a contabilidade, uma auditoria ou um cliente começa a perguntar quem aprovou o quê, o e-mail sai caro.
Como fazer as pessoas pararem de aprovar por e-mail?
Comece pelos aprovadores, não pelos solicitantes. Quando eles concordam em decidir só pelo novo processo, as solicitações que chegam por e-mail recebem uma resposta com o link, e o hábito antigo some em poucas semanas. Fazer o novo caminho ser mais rápido do que o e-mail, com aprovação pela caixa de entrada e pelo celular, elimina a maior parte da resistência.
Como fazer no Easyflow
O Easyflow mantém a parte do e-mail que funciona, decidir pela caixa de entrada, e acrescenta o resto. As solicitações começam por um formulário, os aprovadores são escolhidos pela função ou por alçadas sobre o valor, e eles aprovam ou rejeitam direto do e-mail, onde antes abre uma página de confirmação, para que os filtros de e-mail não consigam aprovar nada, e podem devolver a solicitação para ajustes. Cada passo tem prazo, com lembretes e escalonamento, os substitutos assumem nas ausências, os aprovadores podem aprovar várias solicitações de uma vez na caixa de entrada e toda solicitação guarda uma linha do tempo à prova de adulteração, exportável em CSV e PDF. Bons primeiros processos da galeria são Solicitação de compra, Reembolso de despesas, Solicitação de férias e Aprovação de nota fiscal.
Para o panorama completo sobre os tipos de aprovação e como desenhá-los, leia nosso guia de fluxo de aprovação.