Um fluxo de aprovação é o caminho definido que uma solicitação percorre, de quem pede até quem decide. Ele resolve três coisas com antecedência: que informações a solicitação precisa ter, quem aprova e em que ordem, e o que acontece depois de um sim, de um não ou de um "precisa de ajustes". Cada decisão fica registrada com nome, data e hora.
A maioria das empresas já tem fluxos de aprovação. Eles só estão espalhados em conversas de e-mail, mensagens de WhatsApp e na memória de alguém. Escrever o fluxo e rodá-lo numa ferramenta que o siga é o que transforma "pergunta pro Marcos" em regra.
Por que importa
- As solicitações param de ficar presas em caixas de entrada, porque cada passo tem um responsável claro.
- Quem aprova é a pessoa certa, definida por regras como valor, área ou tipo de solicitação, e não por quem o solicitante conhece.
- Quando um auditor, um gestor ou o próprio solicitante pergunta "quem aprovou isto?", a resposta é um registro, não uma busca em e-mails antigos.
Exemplo
Uma solicitação de compra numa empresa de 60 pessoas (exemplo ilustrativo): o solicitante informa o item, o fornecedor e o valor, o gestor dele aprova, tudo acima de R$ 20.000 vai também para o diretor financeiro, e depois o setor de compras faz o pedido. Uma solicitação reprovada volta para o solicitante com o motivo anexado.
Erros comuns
- Incluir aprovadores "por garantia", o que atrasa todas as solicitações e dilui quem realmente responde pela decisão.
- Não ter regra para ausências, e as solicitações ficam paradas enquanto o aprovador está de férias.
- Aprovações dadas fora do fluxo (um "pode comprar" no corredor), que deixam buracos no registro.
- Deixar as pessoas aprovarem as próprias solicitações.