Requisição de compra é o documento interno que um colaborador usa para pedir autorização para comprar algo. Ela nunca vai para o fornecedor. Descreve o que é necessário, a quantidade, o custo estimado, um fornecedor sugerido, o orçamento ou centro de custo que vai arcar com a compra e o motivo.
Depois de aprovada, a requisição vira a base do pedido de compra, que é o documento que o fornecedor de fato recebe.
Por que importa
A requisição é onde o gasto é controlado, porque é o último ponto antes de a empresa se comprometer com o dinheiro. Ela dá ao dono do orçamento a chance de dizer não, e entrega ao setor de compras uma lista limpa e aprovada do que comprar, em vez de uma sequência de pedidos de corredor.
Exemplo
A Mariana, do marketing, precisa de dez monitores de cerca de R$ 1.200 cada (exemplo ilustrativo). Ela abre uma requisição de R$ 12.000 no centro de custo do marketing. A gestora aprova, o setor de compras compara dois orçamentos e emite o pedido de compra para o fornecedor mais barato.
Erros comuns
- Requisições depois do fato. O item já foi comprado, e a requisição é aberta só para a nota fiscal poder ser paga.
- Descrições vagas. "Material de escritório, R$ 3.000" não dá para conferir com o orçamento nem com uma cotação.
- Sem checagem de orçamento. Os aprovadores veem o pedido, mas não quanto sobra da verba.
- Comprar antes de a aprovação voltar, normalmente porque a aprovação demora demais.
Muitas empresas pequenas juntam a requisição e o pedido de compra num fluxo só. Isso funciona bem, desde que a aprovação aconteça antes de alguém fazer o pedido.