Quase toda compra começa com uma mensagem: “Dá para comprar dois monitores para o pessoal novo?” Alguém responde que sim, outra pessoa faz o pedido e, quando a nota fiscal chega, ninguém lembra quem aprovou, para que era ou se os monitores chegaram. Um formulário de solicitação de compra resolve a primeira parte do problema fazendo sempre as mesmas perguntas.
Este modelo leva o pedido do “preciso disso” até o “chegou”. O solicitante escreve a justificativa e lista os itens com quantidade e preço unitário, e o formulário calcula o total estimado. Dá para informar até quando a compra é necessária e anexar as cotações que já tiver. Se o total passar de R$ 1.000, a diretoria aprova e escolhe a linha orçamentária (operações, projetos ou extraordinário); compras menores vão direto para o passo Realizar o pedido. Quem compra registra o fornecedor, o número do pedido, o valor final e a previsão de entrega, e a solicitação volta para o solicitante confirmar que recebeu o que foi pedido.
Foi pensado para quem cuida do administrativo, das operações ou do financeiro em empresas que compram com frequência suficiente para perder o controle, mas não tanto a ponto de precisar de um sistema de suprimentos, e que querem um registro por compra em vez de uma conversa de e-mail.