Automação de fluxos de trabalho (workflow) é o uso de software para fazer o trabalho andar por um processo de acordo com regras, em vez de depender de pessoas encaminhando e-mails e lembrando o que vem depois. O fluxo decide quem recebe cada tarefa, que informações essa pessoa vê, qual é o prazo e para onde a tarefa vai depois de uma decisão.
Ela tem parentesco com as ferramentas de integração, que movem dados entre aplicativos, e com a RPA (automação robótica de processos), que imita cliques em outros softwares, mas é outra coisa: a automação de fluxos trata principalmente de coordenar pessoas.
O que costuma ser automatizado
- Encaminhamento: o próximo responsável é escolhido por regras (valor, área, gestor do solicitante).
- Notificações, lembretes e escalonamento quando algo atrasa.
- Cálculos, como totais e impostos, feitos enquanto as pessoas digitam.
- Documentos e repasses para outros sistemas quando um passo termina.
O que continua humano é o julgamento: aprovar, decidir, conferir se algo faz sentido.
Exemplo
Um fluxo de reembolso de despesas (exemplo ilustrativo): o total é calculado a partir das linhas, o relatório vai para o gestor do colaborador, tudo acima de R$ 10.000 vai também para a diretora financeira, um lembrete sai depois de dois dias úteis e, depois da aprovação, o total é enviado para o sistema contábil.
Erros comuns
- Automatizar um processo quebrado, o que só produz resultados ruins mais rápido.
- Automatizar antes de combinar as regras, e o fluxo vira a opinião de uma pessoa.
- Notificações demais, que ensinam as pessoas a ignorar todas.
- Ninguém responsável pelas exceções, e tudo o que é incomum cai fora do fluxo.
No Easyflow, encaminhamento, prazos e lembretes são definidos uma vez por processo, e os eventos podem enviar e-mails, chamar webhooks assinados ou emitir documentos.