Quase toda equipe que trabalha no Google Workspace monta seu primeiro processo de aprovação do mesmo jeito. Alguém cria um formulário no Formulários Google (o Google Forms) para pedidos de compra ou de férias, liga o formulário a uma planilha, e o gestor confere a planilha de vez em quando e digita "Aprovado" em uma coluna.
Não custa nada a mais, leva uma tarde e, para dez pedidos por mês, funciona. As perguntas aparecem depois: quem mudou aquela célula, por que o pedido de R$ 24.000 nunca chegou ao diretor financeiro e por que um fornecedor precisa fazer login para enviar um orçamento.
Em resumo
- O Formulários Google e o Planilhas Google dão o pedido e o registro. O encaminhamento, a decisão e as notificações são o que você constrói por cima.
- Há quatro jeitos realistas de adicionar o passo de aprovação: uma coluna de status, Apps Script, um complemento do Marketplace ou o AppSheet.
- Os pontos fracos são o histórico de edições de uma planilha compartilhada, as permissões, as aprovações por valor, os lembretes e as pessoas de fora do seu domínio.
- Troque de ferramenta quando a planilha precisar de alguém só para mantê-la, ou quando um auditor perguntar quem aprovou algo e a resposta levar uma hora.
Este guia mostra como montar um fluxo de aprovação com Google Forms do jeito certo e quando parar. Os detalhes dos produtos foram conferidos na ajuda e na documentação para desenvolvedores do Google quando este texto foi escrito. O Google muda recursos e edições com frequência, então confirme o que o seu plano inclui.
Como é um fluxo de aprovação com Google Forms
Toda versão tem as mesmas quatro partes:
- O pedido: um formulário com os campos de que o aprovador precisa.
- O registro: a planilha vinculada no Planilhas Google, uma linha por pedido.
- A decisão: uma coluna de status, preenchida pelo aprovador ou por algo que age em nome dele.
- As mensagens: avisar o aprovador de que há algo para decidir, e o solicitante do que foi decidido.
As partes 1 e 2 já vêm prontas. As partes 3 e 4 são onde estão as escolhas, e a manutenção.
Como montar um fluxo de aprovação com Formulários Google e Planilhas
O exemplo abaixo é um pedido de compra em uma empresa de 40 pessoas, em que o gestor aprova até R$ 5.000 e, acima disso, o diretor financeiro também aprova. Os valores são só um exemplo.
Passo 1: monte o formulário do pedido
Fique nos campos que o aprovador lê: item, quantidade, preço unitário, fornecedor, centro de custo, justificativa e data em que precisa.
Nas configurações de respostas do formulário, ative a coleta de endereços de e-mail para que cada linha diga quem pediu, e restrinja as respostas ao seu domínio se só funcionários devem usar o formulário. Um detalhe que vale conhecer: uma pergunta de upload de arquivo exige que quem responde faça login em uma Conta do Google, e os arquivos vão para uma pasta no Drive do dono do formulário. Isso pesa quando você quer orçamentos anexados ou pedidos enviados por pessoas de fora.
Passo 2: vincule as respostas a uma planilha
Na área de respostas do formulário, vincule-o a uma planilha nova ou existente. Depois, acrescente suas próprias colunas à direita das colunas de respostas:
| Coluna | O que vai nela |
|---|---|
| Status | Pendente, Aprovado, Rejeitado (uma lista suspensa, para ninguém digitar "ok") |
| Aprovador | Quem deve decidir este pedido |
| Decidido por | Quem de fato decidiu |
| Data da decisão | Quando a decisão foi tomada |
| Comentário | Motivo, obrigatório nas rejeições |
| Número do pedido de compra | Preenchido por compras depois da aprovação |
Uma fórmula pode calcular o total e preencher a coluna Aprovador a partir do valor, por exemplo o gestor até R$ 5.000 e "gestor, depois diretor financeiro" acima disso. É o mais perto que o Planilhas Google chega de alçadas de aprovação. Nosso guia de alçadas de aprovação explica como escolher essas faixas.
Passo 3: avise o aprovador de que há algo para decidir
O Formulários Google pode mandar um e-mail a cada nova resposta, ativando as notificações por e-mail na área de respostas. Isso avisa o dono do formulário de que chegou uma resposta. Não encaminha nada para um aprovador específico.
Para encaminhar, o Planilhas Google tem as notificações condicionais: regras que enviam e-mail para pessoas quando valores mudam em uma coluna ou intervalo, com os destinatários digitados ou tirados de uma coluna de endereços de e-mail. O Google avisa que o recurso só está disponível para algumas contas de trabalho ou escola e que ele não envia para endereços de grupo nem para provedores que não são do Google, como Outlook ou Yahoo.
Passo 4: deixe o aprovador decidir
A versão mais simples: os aprovadores abrem a planilha e mudam o status na lista suspensa. As alternativas estão comparadas na próxima seção.
Passo 5: avise o solicitante
Uma segunda regra de notificação condicional na coluna Status, enviando para a coluna de e-mail que veio do formulário, avisa o solicitante de que o pedido andou. Com Apps Script ou um complemento, o e-mail com a decisão sai de lá.
Passo 6: proteja o registro
Proteja os intervalos das colunas de status e de decisão para que só os aprovadores possam editá-los. O Google deixa claro que a proteção não é uma medida de segurança, já que quem tem acesso ainda pode copiar, imprimir ou exportar a planilha. Ela evita acidentes, não mau uso.
Quatro jeitos de adicionar o passo de aprovação
| Opção | Como o aprovador decide | Quem mantém | Atenção para |
|---|---|---|---|
| Coluna de status na planilha | Abre a planilha e escolhe Aprovado ou Rejeitado | Quem é dono da planilha | Aprovadores precisam de acesso de edição à planilha inteira |
| Apps Script | Um script no envio do formulário manda e-mail ao aprovador, com links para a planilha ou para um pequeno app web | Alguém que escreve e corrige código | Cotas diárias de e-mail e a saída de quem escreveu o script |
| Complemento do Marketplace | Botões Aprovar e Rejeitar no e-mail, com o status gravado de volta na planilha | O fornecedor do complemento, configurado por você | Um terceiro passa a ter acesso aos dados do formulário |
| AppSheet | Um app construído sobre a planilha, com bots que mandam e-mail aos aprovadores | Alguém à vontade com um criador de apps sem código | Aprovar dentro do e-mail tem condições, veja abaixo |
Apps Script. Um acionador instalável de envio de formulário executa o seu código a cada nova resposta, com as respostas no objeto do evento. A partir daí, um script pode descobrir o aprovador, mandar um e-mail e gravar de volta na planilha. É flexível e gratuito, mas é software: o Google aplica cotas diárias para destinatários de e-mail e tempo de execução de acionadores, menores em contas gratuitas do Gmail do que no Workspace, e informa que as cotas podem mudar sem aviso. Confira a página atual de cotas do Apps Script antes de depender dele.
Complementos do Marketplace. O Google Workspace Marketplace lista complementos de aprovação de terceiros para o Formulários Google que mandam botões Aprovar e Rejeitar por e-mail e gravam o resultado na planilha. Alguns anunciam cadeias de vários níveis e lembretes. Revise o acesso a dados que cada um pede.
AppSheet. O criador de apps sem código do Google é a opção nativa mais completa. O AppSheet Core vem sem custo adicional em muitas edições do Google Workspace, incluindo os planos Business Starter, Standard e Plus, e o próprio guia de início rápido do Google monta um app de aprovação de pedidos de viagem a partir de um formulário do Google, com um bot que manda e-mail ao aprovador. Aprovar dentro do próprio e-mail usa e-mails com a visualização do app incorporada, que, segundo a documentação do Google, funcionam só no Gmail, só para destinatários que são usuários do app, ficam interativos por 30 dias e não podem ser enviados para Grupos do Google.
Aprovar um documento, como um contrato ou uma política, é outra tarefa: o Google Drive tem um recurso nativo de aprovações para arquivos em algumas edições do Workspace.
Onde os fluxos de aprovação com Google Forms chegam ao limite
A trilha de auditoria
O Planilhas Google guarda o histórico de versões, e você pode clicar com o botão direito em uma célula e ver o histórico de edições dela. Mas a documentação do Google lista mudanças que o histórico da célula não mostra, entre elas linhas e colunas adicionadas ou excluídas, mudanças de formatação e mudanças feitas por fórmulas. Qualquer pessoa com acesso de edição pode sobrescrever um status, reordenar a planilha ou apagar uma linha. É um registro, não um histórico à prova de adulteração.
Permissões
Para mudar um status, o aprovador precisa de acesso de edição à planilha, o que significa ver todos os pedidos, inclusive as despesas ou os salários dos outros. Intervalos protegidos limitam a edição, não a visualização.
Aprovações por valor
Uma fórmula pode indicar o aprovador de cada faixa. Ela não consegue fazer a decisão do primeiro aprovador levar o pedido ao segundo, nem recalcular os aprovadores quando o valor muda depois de um orçamento. Cada uma dessas coisas significa mais script.
Lembretes e escalonamento
Nada no Formulários Google ou no Planilhas Google lembra um aprovador depois de dois dias ou escala para o gestor dele. Alguém procura as linhas "Pendente" antigas, ou um script faz isso.
Pessoas de fora da empresa
Pessoas de fora podem preencher um formulário público, mas uma pergunta de upload de arquivo obriga a fazer login em uma Conta do Google. Pedir a um fornecedor que complete um passo posterior, ou mostrar a um cliente o andamento do pedido dele, não tem solução nativa.
Formulários Google e Planilhas ou uma ferramenta dedicada de fluxo
| Formulários Google e Planilhas | Ferramenta dedicada de fluxo | |
|---|---|---|
| Custo | Incluído no Google Workspace | Uma assinatura |
| Implantação | Uma tarde para o básico, mais tempo com scripts | Configurar um formulário e os passos, ou partir de um modelo |
| Encaminhamento por valor | Fórmulas; encaminhar em vários passos exige script | Normalmente nativo |
| Aprovar pelo e-mail | Com scripts, complementos ou AppSheet | Normalmente nativo |
| Lembretes e escalonamento | Manuais ou via script | Normalmente nativos |
| Trilha de auditoria | Histórico de versões e de células em uma planilha compartilhada | Um histórico por solicitação, exportável |
| Quem vê o quê | Quem tem acesso à planilha | Cada pessoa vê as próprias solicitações e passos |
| Pessoas de fora | Formulários públicos; uploads exigem login no Google | Varia conforme a ferramenta, veja nosso comparativo de softwares de aprovação |
| Manutenção | Quem montou | O fornecedor |
Sinais de que é hora de trocar
- Uma pessoa é "a pessoa da planilha", e as aprovações param quando ela sai de férias.
- Você tem mais de um nível de aprovação, e os pedidos empacam entre o primeiro e o segundo.
- Os aprovadores pedem para você encaminhar o pedido porque não vão abrir a planilha.
- Alguém sobrescreveu um status, e não deu para saber quem nem quando.
- O script quebrou depois que alguém acrescentou uma coluna, e ninguém percebeu por uma semana.
- Um auditor ou a contabilidade pergunta quem aprovou um pagamento, e a resposta leva uma hora.
Dois desses sinais juntos costumam querer dizer que a opção gratuita deixou de ser gratuita. Os sinais de que sua empresa passou da fase das aprovações por e-mail mostram o mesmo momento do lado do e-mail.
Perguntas frequentes
O Google Forms tem um recurso de aprovação nativo?
Não. O Formulários Google coleta respostas e pode guardá-las em uma planilha do Planilhas Google, mas não tem um passo de aprovação. As equipes acrescentam um com uma coluna de status, Apps Script, um complemento do Marketplace ou um app do AppSheet.
Dá para aprovar um pedido do Google Forms pelo Gmail?
Sim, com configuração extra. Apps Script ou um complemento podem mandar links ou botões por e-mail, e o AppSheet permite aprovar dentro do e-mail no Gmail para destinatários que são usuários do app. O Formulários Google e o Planilhas Google sozinhos só mandam notificações.
O AppSheet está incluído no Google Workspace?
O AppSheet Core vem sem custo adicional em muitas edições do Google Workspace, incluindo Business Starter, Standard e Plus. Edições sem ele podem acrescentá-lo como assinatura paga.
Um formulário do Google consegue mandar pedidos para aprovadores diferentes conforme o valor?
Sozinho, não. Uma fórmula na planilha vinculada pode escolher o aprovador pelo valor, e uma regra de notificação ou um script pode mandar e-mail para ele. Passar o pedido para um segundo aprovador exige um script ou uma ferramenta dedicada.
Como fazer no Easyflow
Se você chegou a esse ponto, o Easyflow mantém a simplicidade de um formulário e acrescenta as partes que você teria de programar. Os processos Solicitação de compra, Reembolso de despesas e Solicitação de férias da galeria começam com um formulário como o seu. As alçadas escolhem os aprovadores pelo valor, os aprovadores decidem pelo e-mail depois de uma página de confirmação, passos atrasados recebem lembretes e escalonamento, e cada solicitação guarda uma linha do tempo à prova de adulteração que você exporta em CSV ou PDF. Pessoas de fora podem usar formulários públicos ou preencher passos de convidado sem ter conta.
Para o processo completo em volta do formulário, do pedido à entrega, leia nosso guia de aprovação de compras.