Onboarding de colaboradores é o processo que leva uma pessoa recém-contratada da proposta aceita até a condição de fazer o trabalho. A parte burocrática costuma ser chamada de admissão, e o acolhimento, de integração. O processo costuma ter três fases: antes do primeiro dia (documentos, equipamentos, acessos), o primeiro dia e a primeira semana (apresentações, ferramentas, treinamento) e os primeiros 30 a 90 dias (metas, conversas de acompanhamento, feedback).
Ele atravessa várias equipes. O RH cuida de documentos e benefícios, a TI de equipamentos e acessos, o departamento pessoal da folha, e o gestor é dono do plano para o trabalho em si.
O que a lei pede na admissão
- Exame admissional. A CLT torna obrigatório o exame médico na admissão, por conta do empregador (art. 168), e a NR-7 pede que o exame clínico seja feito antes que o empregado assuma suas atividades.
- eSocial. Antes do início das atividades, o empregador deve enviar ao eSocial o evento de admissão (S-2200). Se ainda não tiver todos os dados, pode enviar antes um registro preliminar (S-2190) e completar depois.
- Carteira de Trabalho Digital. A CLT dá ao empregador 5 dias úteis para anotar a data de admissão, a remuneração e as condições especiais (art. 29). Hoje as informações enviadas ao eSocial substituem as anotações no documento físico, e o colaborador tem acesso a elas em até 48 horas.
Convenções coletivas e normas do setor podem acrescentar exigências, então confira o que vale para a categoria do colaborador.
Exemplo
A proposta é aceita numa segunda-feira, com início duas semanas depois (exemplo ilustrativo). A TI encomenda o notebook e cria os acessos que o cargo pede, o RH agenda o exame admissional e recolhe os documentos, o departamento pessoal envia a admissão ao eSocial antes do primeiro dia, e o gestor planeja a primeira semana e escolhe um padrinho.
Erros comuns
- A TI descobre o novo colaborador no primeiro dia.
- O checklist mora na cabeça de uma pessoa só.
- Acesso a tudo por padrão, em vez do que o cargo precisa.
- Exame admissional marcado para depois do primeiro dia de trabalho.
Este é um resumo geral, não uma orientação jurídica.