Tempo de ciclo é o tempo que um trabalho leva para ir do início ao fim. Em processos administrativos, costuma ser o tempo entre a abertura de uma solicitação e a conclusão: uma nota fiscal do recebimento ao pagamento, uma solicitação de compra da abertura ao pedido, uma contratação da proposta aceita ao primeiro dia.
As definições variam. Na indústria, tempo de ciclo costuma ser o tempo para produzir uma unidade, e lead time é o tempo entre o pedido do cliente e a entrega. Muitas ferramentas de fluxo de trabalho usam "lead time" para o tempo da abertura à conclusão. O que importa é deixar escrito quais eventos de início e fim você usa, e mantê-los consistentes.
Por que importa
O tempo de ciclo é o número que o solicitante sente. Medido por passo, ele também mostra onde o trabalho espera, e não onde ele é feito, que costuma ser onde está a melhoria.
Como medir bem
- Defina com precisão os eventos de início e fim.
- Meça cada passo, não só o total.
- Use a mediana, ou olhe os casos mais lentos à parte, porque algumas solicitações travadas distorcem a média.
- Decida se você conta dias corridos ou dias úteis.
Exemplo
As solicitações de compra levam uma mediana de seis dias úteis da abertura ao pedido (exemplo ilustrativo). Quebrando por passo, quatro desses dias são de espera pela aprovação do diretor da área. Aumentar a alçada do gestor para compras de rotina corta a espera sem mexer nos passos que importam.
Erros comuns
- Medir só o total.
- Misturar dias corridos e dias úteis.
- Deixar as solicitações mais rápidas pulando controles.
No Easyflow, a página Indicadores mostra os tempos de ciclo e os passos atrasados de cada processo.