A maioria das equipes escolhe sua primeira ferramenta de trabalho porque alguém já usava no emprego anterior. Um quadro é criado, as colunas ganham os nomes A fazer, Fazendo e Feito, e funciona bem para o projeto da vez. Aí alguém cria uma coluna "Aguardando aprovação", e o quadro aos poucos vira o lugar onde também moram pedidos de compra, férias e notebooks novos.
Geralmente é aí que os problemas começam. Não porque quadros sejam ruins, mas porque um quadro e um fluxo de trabalho resolvem problemas diferentes. Um quadro mostra o trabalho para que a equipe o puxe adiante. Um fluxo de trabalho leva uma solicitação por um caminho fixo, até as pessoas certas, com as informações certas, e guarda um registro.
Em resumo
- Um quadro kanban deixa o trabalho visível para que a equipe gerencie o fluxo dele. Um fluxo de trabalho define quem faz o quê, em que ordem e com quais informações.
- Quadros servem para trabalho variado e colaborativo, como conteúdo, design e projetos. Fluxos servem para solicitações que se repetem e têm aprovações, prazos e trilha de auditoria.
- O sinal de alerta é uma coluna "Aguardando aprovação": num quadro, qualquer pessoa que pode editar move o cartão, e o movimento não é uma decisão registrada.
- A maioria das equipes precisa dos dois, para tipos diferentes de trabalho.
Este guia compara kanban x workflow (fluxo de trabalho) nos processos internos: o que é cada um, onde cada um ganha e um teste rápido para decidir de qual dos dois um tipo de trabalho precisa.
O que é um quadro kanban?
A palavra vem do Sistema Toyota de Produção, em que um kanban era um cartão que dizia quais peças eram necessárias, onde e quando, para que cada processo produzisse só o que o seguinte usava. Equipes de escritório e de software pegaram a ideia emprestada depois e a transformaram em um quadro.
Um quadro kanban tem três partes:
- Colunas para as fases do trabalho, como Backlog, A fazer, Em andamento, Revisão e Concluído
- Cartões para cada item de trabalho, com responsável, data de entrega, comentários e anexos
- Limites de WIP (trabalho em andamento): um teto para quantos cartões podem ficar numa coluna, para que a equipe termine o que começou antes de puxar mais
A ideia central é puxar. As pessoas pegam o próximo cartão quando têm capacidade, em vez de o trabalho ser empurrado para elas. E como tudo fica visível, os gargalos saltam aos olhos: se a coluna Revisão tem doze cartões, todo mundo vê onde o trabalho está parado.
Trello, Jira, Asana e monday.com oferecem quadros desse tipo. O Trello é construído em torno de quadros, listas e cartões. Os quadros kanban do Jira permitem definir um número mínimo e máximo de itens por coluna. Asana e monday.com permitem ver o mesmo trabalho como quadro ou em outros formatos, como lista ou calendário.
O que é um fluxo de trabalho (workflow)?
Um fluxo de trabalho, no sentido usado aqui, é um caminho definido que uma solicitação percorre do começo ao fim. Cada passo tem:
- Um responsável: uma pessoa, um cargo ou alguém relativo à solicitação, como o gestor do solicitante
- Informações: os campos que precisam ser preenchidos antes de o passo ser concluído
- Uma ação: concluir, aprovar, rejeitar ou devolver
- Um prazo: com lembrete ou escalonamento quando ele vence
- Um registro: quem fez, quando e o que decidiu
Os mesmos passos acontecem na mesma ordem, toda vez. Ninguém decide para onde a solicitação vai arrastando um cartão; as regras decidem. Se o quadro é sobre puxar, o fluxo é sobre encaminhar: quando um passo termina, o próximo responsável é avisado de que é a vez dele. Nosso guia de fluxo de aprovação aprofunda o lado das aprovações.
Kanban x workflow, lado a lado
| Quadro kanban | Fluxo de trabalho estruturado | |
|---|---|---|
| Pergunta que responde | No que todo mundo está trabalhando, e onde está travado? | De quem é a vez, e o que essa pessoa precisa decidir? |
| Unidade de trabalho | Um cartão, quase todo em texto livre | Uma solicitação com um formulário definido antes |
| Como o trabalho anda | Alguém arrasta o cartão para a próxima coluna | O responsável conclui o passo e as regras encaminham |
| Fases | Colunas que a equipe pode mudar a qualquer momento | Passos definidos uma vez e aplicados toda vez |
| Quem pode agir | Normalmente qualquer pessoa que edita o quadro | Só o responsável pelo passo atual |
| Aprovações | Uma coluna ou etiqueta, por convenção | Um passo com aprovar, rejeitar e devolver |
| Prazos | Uma data de entrega no cartão | Um prazo por passo, com lembretes e escalonamento |
| Registro | Comentários e histórico do cartão, se a ferramenta guarda | Uma linha do tempo com cada ação e decisão |
| Quem inicia o trabalho | A equipe, a partir do backlog dela | Qualquer pessoa, muitas vezes de fora da equipe |
| Melhor para | Projetos, trabalho criativo, tarefas variadas | Solicitações que se repetem, aprovações, conformidade |
A fronteira não é absoluta. Ferramentas de quadro ganharam regras de automação, campos personalizados e recursos de aprovação ao longo dos anos: o Trello tem automação nativa, e o Asana tem um tipo de tarefa de aprovação com as opções de aprovar, pedir alterações e rejeitar. A diferença real está naquilo em torno do qual a ferramenta foi construída. Um quadro é construído em torno de visibilidade e flexibilidade. Um fluxo de trabalho é construído em torno de regras e de um registro.
Que trabalho cabe num quadro e qual cabe num fluxo
Alguns exemplos, para deixar concreto:
| Trabalho | Melhor opção | Por quê |
|---|---|---|
| Calendário de conteúdo do marketing | Quadro | Cada peça é diferente, e a equipe puxa trabalho conforme libera capacidade |
| Backlog de desenvolvimento de software | Quadro | Fluxo contínuo e limites de WIP importam mais que um encaminhamento fixo |
| Processo seletivo (candidatos) | Quadro | Os candidatos passam pelas fases cada um no seu ritmo |
| Aprovação de proposta de contratação | Fluxo | O salário precisa do sim de pessoas específicas, registrado |
| Solicitação de compra | Fluxo | Os aprovadores dependem do valor, e o financeiro precisa da trilha |
| Reembolso de despesas | Fluxo | Os mesmos campos toda vez, aprovação e depois pagamento |
| Solicitação de férias | Fluxo | Qualquer pessoa pede, o gestor dela aprova |
| Solicitação de acesso a sistemas | Fluxo | Aprovação do dono do sistema e prova para as revisões de acesso |
| Aprovação final de um anúncio | Passo de um fluxo | O conteúdo é produzido no quadro, o aval fica registrado |
O padrão: trabalho que a equipe faz para si mesma, em que cada item é um pouco diferente, cabe num quadro. Solicitações de outras pessoas, que se repetem e precisam de um sim, cabem num fluxo. A aprovação de compras é o exemplo clássico do segundo tipo.
Um teste rápido
Faça cinco perguntas sobre o trabalho:
- Ele acontece do mesmo jeito toda vez?
- Alguém de fora da equipe dá início a ele?
- Uma pessoa específica precisa aprovar?
- Alguém vai perguntar um dia "quem aprovou isso, e quando?"
- As mesmas informações precisam ser coletadas toda vez?
Se a maioria for sim, monte um fluxo. Se a maioria for não, um quadro provavelmente é a ferramenta melhor.
O que dá errado quando as aprovações moram num quadro
Aprovações num quadro funcionam enquanto a equipe é pequena. Estes são os problemas que aparecem quando ela cresce.
O cartão é movido pela pessoa errada
Na maioria dos quadros, qualquer pessoa que pode editar o quadro arrasta um cartão. Se "Aprovado" é uma coluna, então aprovação quer dizer quem arrastou o cartão até ela: o solicitante, um colega arrumando o quadro ou um escorregão do mouse. Exemplo: a renovação de um software de R$ 24.000 cai em Aprovado, compras paga, e o diretor da área que deveria decidir nunca viu.
Não há um registro limpo da decisão
Algumas ferramentas registram os movimentos dos cartões, mas um movimento não é uma decisão. Ele não guarda o valor naquele momento, o motivo de uma rejeição nem se aquela pessoa podia aprovar aquele valor. Seis meses depois, alguém está rolando comentários para descobrir.
Os campos importantes moram nos comentários
Valor, centro de custo, fornecedor e datas acabam na descrição ou nos comentários, escritos de um jeito diferente a cada vez. Você não consegue somar, filtrar ou encaminhar por valor quando o valor é uma frase. Muitas ferramentas de quadro têm campos personalizados, mas normalmente nada impede um cartão de andar com eles vazios.
Ninguém é avisado de que é a vez dele
Um cartão numa coluna espera alguém reparar nele. Aprovadores que não vivem no quadro, como o diretor financeiro ou um diretor de área, raramente o abrem. Lembretes e escalonamento precisam ser configurados à mão, quando a ferramenta permite.
As regras moram na cabeça das pessoas
"Acima de R$ 25.000, só com o diretor financeiro" é uma convenção num quadro, não uma regra. Nada a garante. Se as suas aprovações dependem de valores, as regras pertencem a uma tabela de alçadas de aprovação que o fluxo aplica sozinho.
A maioria das equipes usa os dois
A resposta honesta para kanban x workflow é que você não deve escolher um só para tudo. O marketing planeja o conteúdo num quadro, e a aprovação da verba de mídia passa por um fluxo. A engenharia toca o trabalho no Jira, e os pedidos de acesso à produção passam por um fluxo. O quadro é para o trabalho da própria equipe. O fluxo é para solicitações que atravessam equipes, precisam de um sim ou precisam de um registro.
Sinais de que algo está no lugar errado:
- Está num quadro, mas deveria ser um fluxo: existe uma coluna "Aguardando aprovação", as pessoas perguntam "alguém aprovou isso?", informações obrigatórias são cobradas nos comentários e o mesmo cartão é copiado como modelo toda vez.
- Está num fluxo, mas deveria ser um quadro: os passos são pulados ou trocados de ordem na maior parte das vezes, cada solicitação é diferente e as pessoas passam mais tempo preenchendo formulários do que fazendo o trabalho.
Perguntas frequentes
Kanban é um workflow?
O kanban mostra um fluxo de trabalho: as colunas são as fases por onde o trabalho passa. Mas um quadro normalmente não o impõe, já que qualquer pessoa que edita o quadro pode mover um cartão para qualquer coluna. Um fluxo de trabalho estruturado define os passos, quem é responsável por cada um e o que precisa ser preenchido antes de a solicitação seguir.
Dá para fazer aprovações no Trello, no Jira ou no Asana?
Sim, até certo ponto. As equipes usam uma coluna dedicada, regras de automação ou complementos, e o Asana tem um tipo de tarefa de aprovação. Isso funciona para avais leves e informais. Para aprovações que dependem do valor, precisam de registro para auditorias ou envolvem pessoas que nunca abrem o quadro, um fluxo dedicado costuma ser mais fácil de manter correto.
O que é limite de WIP?
Um limite de WIP (trabalho em andamento) define quantos cartões podem ficar numa coluna ao mesmo tempo. Quando a coluna está cheia, a equipe termina ou destrava o trabalho que já existe antes de puxar mais. Em algumas ferramentas o limite é um aviso visual, não um bloqueio; no Jira, por exemplo, o cabeçalho da coluna muda de cor quando o limite é ultrapassado.
Como fazer no Easyflow
O Easyflow não tem quadros, de propósito. Um processo é uma lista linear de passos: o primeiro é um formulário preenchido por quem inicia a solicitação, e cada passo seguinte tem um responsável e um prazo, com lembretes e escalonamento quando atrasa. Os aprovadores decidem pelo e-mail (uma página de confirmação abre antes), podem devolver a solicitação para ajustes, e as alçadas escolhem os aprovadores pelo valor. Cada solicitação guarda uma linha do tempo completa de quem fez o quê e quando, e a tela Indicadores mostra volumes, tempos de ciclo e passos atrasados por processo.
A galeria tem Solicitação de compra, Reembolso de despesas, Solicitação de férias, Solicitação de acesso e Aprovação de conteúdo prontos para adaptar. Mantenha seu quadro para os projetos e mande as solicitações por um fluxo.
Antes de montar qualquer fluxo, escreva o processo: nosso guia sobre como documentar um processo traz um modelo que você pode copiar.