Software de aprovação para pequenas equipes: 7 opções comparadas

A maioria das equipes começa a procurar um software de aprovação num dia ruim. Uma nota de R$ 30.000 foi paga duas vezes, umas férias foram aprovadas por alguém sem autoridade para isso, ou o responsável pelo financeiro passou uma manhã revirando e-mails para provar quem disse sim a quê.

O problema é que "software de aprovação" cobre produtos muito diferentes: criadores de formulários, plataformas de gestão do trabalho com quadros, plataformas low-code, a automação do Microsoft 365 e ferramentas feitas só para solicitações internas. Todos conseguem levar uma solicitação até um aprovador. A diferença está em quem monta o processo, em quem precisa fazer login, em como fica o registro depois e em como o preço cresce.

Em resumo

Decida primeiro o que você está comprando: um formulário, um quadro, uma plataforma low-code ou uma ferramenta de solicitações. A categoria importa mais que a marca.

Os critérios que separam as ferramentas para equipes pequenas são a aprovação pelo e-mail, a participação de quem é de fora da empresa, as alçadas por valor e o histórico.

A ferramenta mais barata é a que a sua equipe já paga, desde que alguém consiga montar e manter o processo nela.

Rode um processo real, como as solicitações de compra, num período de teste antes de assinar.

Este guia compara sete opções, incluindo a nossa. Transparência: o Easyflow é o nosso produto. Cada afirmação sobre as outras ferramentas foi conferida no site ou na central de ajuda do próprio fornecedor quando este texto foi escrito. Recursos e planos mudam, então confirme o que importa para você antes de comprar. Não listamos os preços dos concorrentes, porque eles mudam com muita frequência.

O que um software de aprovação precisa fazer

O trabalho é o mesmo em todas as categorias: levar uma solicitação do "preciso disso" até uma decisão registrada, sem ninguém precisar correr atrás. Isso significa uma solicitação estruturada, um encaminhamento por regras e não pela escolha do solicitante, uma forma rápida de decidir, lembretes quando a solicitação fica parada e um registro de quem decidiu o quê e quando.

Como escolher um software de aprovação

Dê uma nota a cada ferramenta nos itens que importam para os seus processos:

Quem monta o processo? Alguém do administrativo preenchendo um criador de formulários, ou alguém à vontade com lógica e conectores? Pense em quem vai manter isso daqui a um ano.
O aprovador consegue decidir pelo e-mail? Quem aprova de vez em quando não vai fazer login. Veja se o motivo da rejeição também funciona pelo e-mail.
Quem é de fora pode participar? Fornecedores e clientes podem precisar enviar uma solicitação ou cumprir um passo. Eles precisam de conta, e contam como usuários pagos?
Ele encaminha pelo valor? "Até R$ 5.000, o gestor; acima disso, também o diretor da área" deve ser uma regra, não uma escolha do solicitante. Veja o nosso guia de alçadas de aprovação por valor.
O que acontece quando alguém está fora? Procure substitutos, lembretes e escalonamento.
Como fica o registro? Cada solicitação com o histórico completo, exportável, e não uma coluna de status que qualquer pessoa sobrescreve.
Como o preço cresce? Por usuário, por assento, por uso ou sob consulta. Simule o custo no seu tamanho de hoje e no dobro dele.

Softwares de aprovação comparados

Ferramenta	Abordagem	Melhor para	Aprovação pelo e-mail	Pessoas de fora sem conta	Modelo de preço
Easyflow	Processos lineares: um formulário de solicitação, depois passos e aprovações	Equipes pequenas com solicitações internas recorrentes	Sim, com uma página de confirmação antes	Formulários públicos e passos de convidado por link no e-mail	Um plano: preço base com 5 usuários, depois por usuário extra
Process Street	Checklists e fluxos, com posicionamento de operações de compliance	Equipes com muitos procedimentos e foco em auditoria	Sim; comentários só pelo app	Links de compartilhamento numa execução do fluxo (planos pagos), registrados como anônimos	Planos em faixas, cobrados por membro pago, teste de 14 dias
Kissflow	Plataforma low-code para apps e fluxos corporativos	Organizações maiores que criam muitos apps internos	Sim, ações pelo e-mail sem login	Formulários públicos podem iniciar um fluxo, conforme o plano	Preço sob consulta, com contratos anuais
Pipefy	Pipes: fases mostradas como colunas de Kanban, com cards passando por elas	Equipes com muitas solicitações que gostam de um quadro visual	Modelos de e-mail a partir de uma fase; convidados aprovam no portal	Formulários públicos, portais e acompanhamento de solicitações para quem não é usuário	Plano gratuito, planos pagos cobrados por usuário
monday.com	Quadros com aprovações por status e automações	Equipes que já trabalham no monday.com	As decisões ficam registradas no quadro	Formulários compartilháveis (WorkForms) que criam itens num quadro	Por assento, em faixas, plano gratuito até 2 assentos, limite mensal de automações
Jotform	Formulários com o Jotform Workflows (passos de aprovação, ramificações, assinaturas)	Aprovações que começam num formulário, principalmente com gente de fora	Sim, botões de aprovar e negar no e-mail	Formulários compartilhados; aprovadores podem agir sem login, se permitido	Plano inicial gratuito, planos pagos por uso (formulários, envios, armazenamento)
Microsoft Power Automate	Fluxos com a ação de aprovação (Approvals), em todo o Microsoft 365	Empresas no Microsoft 365 com alguém que monta fluxos	Sim, pela caixa de entrada, pelo app Approvals no Teams ou pelo app de celular	Aprovadores de fora como usuários convidados do Microsoft Entra	Algum uso incluído nas licenças Microsoft; Premium por usuário, Process por fluxo

As sete opções, uma a uma

Easyflow

O Easyflow roda cada processo como uma linha reta: um formulário de solicitação, depois passos sob a responsabilidade de uma pessoa, de um grupo, do gestor do solicitante ou de alguém escolhido no formulário. As aprovações podem ser decididas pelo e-mail depois de uma página de confirmação, as alçadas por valor escolhem os aprovadores, e cada solicitação guarda uma linha do tempo à prova de adulteração. Quem é de fora pode enviar formulários públicos ou cumprir passos de convidado sem contar como usuário.

Melhor para: equipes de 10 a 300 pessoas que querem solicitações de compra, de reembolso e de RH rodando nesta semana, sem consultoria.
Atenção: não tem ramificações paralelas nem BPM complexo, não tem integrações nativas além de webhooks assinados e exportação em CSV, e é mais novo que os outros desta lista.

Process Street

O Process Street se descreve como uma plataforma de operações de compliance. As aprovações estão em todos os planos e podem ter um nível ou vários. Os aprovadores podem aprovar ou rejeitar pelo e-mail, mas comentários só podem ser adicionados no app ou no navegador. Quem é de fora pode ser convidado como guest, que faz login, ou acessar uma execução do fluxo por um link de compartilhamento sem conta, com a atividade registrada como anônima (Anonymous).

Melhor para: equipes com muitos checklists e procedimentos, em que provar que cada passo foi feito importa tanto quanto a aprovação.
Atenção: não há motivo da rejeição pelo e-mail, os links de compartilhamento são só dos planos pagos, e a atividade anônima não fica ligada a uma pessoa identificada.

Kissflow

O Kissflow se posiciona como uma plataforma low-code para "criar apps corporativos", com fluxos, formulários, portais e quadros. Com as ações por e-mail ativadas, os aprovadores decidem pela caixa de entrada sem fazer login: o botão monta uma resposta para o Kissflow, e a rejeição exige uma observação. Formulários públicos permitem que pessoas sem conta iniciem um fluxo.

Melhor para: organizações maiores que querem uma plataforma única e governada para muitos apps internos, com a TI envolvida.
Atenção: preço sob consulta com contratos anuais, formulários públicos limitados às contas dos planos mais altos, e plataforma demais se você só precisa de alguns processos de aprovação.

Pipefy

O Pipefy organiza cada processo como um pipe. Na visualização Kanban, cada fase é uma coluna e cada card é uma solicitação passando por elas. Os formulários podem ser compartilhados publicamente e agrupados num portal, e o portal de convidados permite que pessoas de fora acompanhem solicitações e façam tarefas como aprovar um orçamento. Modelos de e-mail podem sair automaticamente a partir de uma fase.

Melhor para: equipes com muita entrada de solicitações (compras, centros de serviços compartilhados) que pensam em quadros e querem que gente de fora envie e acompanhe solicitações.
Atenção: os planos pagos são cobrados por usuário, o plano gratuito limita processos e usuários, e os usuários convidados têm limite em alguns planos. O nosso comparativo entre quadros Kanban e fluxos de trabalho explica quando um quadro faz sentido.

monday.com

O monday.com é uma plataforma de gestão do trabalho. A aprovação é um padrão que você monta num quadro: um formulário de entrada (WorkForms) cria um item, uma coluna de status guarda a decisão, e automações avisam as pessoas e movem os itens quando o status muda.

Melhor para: equipes que já tocam projetos no monday.com e querem as aprovações ao lado do trabalho.
Atenção: você mesmo desenha a lógica da aprovação, as ações de automação têm limite mensal conforme o plano, e os planos pagos são por assento, com um tamanho mínimo de equipe.

Jotform

O Jotform é um criador de formulários. O produto de fluxos dele, o Jotform Workflows (lançado como Jotform Approvals), acrescenta passos de aprovação a um formulário, com aprovação em equipe (uma resposta, a maioria ou todos), ramificações condicionais e um elemento de aprovar e assinar. Os aprovadores recebem botões de aprovar e negar no e-mail e, se você desligar a exigência de login, podem decidir sem conta.

Melhor para: aprovações que começam num formulário preenchido por gente de fora, como inscrições ou pedidos de fornecedores.
Atenção: os planos são em faixas por uso (formulários, envios, armazenamento), e os planos de autoatendimento são descritos como de um único usuário, com as equipes de vários usuários no Enterprise.

Microsoft Power Automate

O Power Automate acrescenta uma ação de aprovação (Approvals) a qualquer fluxo. Os aprovadores respondem pela caixa de entrada, pela central de aprovações, pelo app de celular ou pelo app Approvals no Teams. As aprovações podem ser sequenciais ou paralelas, ir para pessoas ou para grupos do Microsoft 365 e chegar a pessoas de fora como usuários convidados do Microsoft Entra.

Melhor para: empresas padronizadas no Microsoft 365, com alguém da casa que monta fluxos.
Atenção: você está construindo software, não preenchendo um formulário. A Microsoft recomenda guardar as aprovações no Dataverse quando um fluxo pode rodar por mais de 30 dias, e os conectores premium exigem licença Premium ou Process.

Quando não escolher o Easyflow

Preferimos que você escolha a ferramenta certa a escolher a nossa. Escolha outra se:

Você precisa de ramificações paralelas, laços ou um diagrama BPMN. O Easyflow é linear de propósito. O Power Automate ou uma plataforma low-code como o Kissflow dão mais espaço.
Você precisa de integrações nativas profundas com um ERP ou um sistema de RH. O Easyflow oferece webhooks assinados e exportação em CSV, não uma biblioteca de conectores.
A sua equipe vive no monday.com. Montar as aprovações lá pode ser melhor que acrescentar uma segunda ferramenta.
A sua principal necessidade é um formulário público com uma aprovação leve no fim. O Jotform foi feito em torno disso.
Você precisa de um fornecedor com muitos anos de mercado. O Easyflow é mais novo que os outros desta lista.

Perguntas frequentes

O que é um software de aprovação?

É um software que leva uma solicitação por um conjunto de aprovadores e registra cada decisão. Uma boa ferramenta padroniza a solicitação, escolhe os aprovadores por regra, manda lembretes e guarda o histórico de quem decidiu o quê e quando.

Dá para montar fluxos de aprovação com as ferramentas que já tenho?

Muitas vezes, sim. Quem usa o Microsoft 365 pode usar o Power Automate, e equipes no Google Workspace podem combinar Formulários, Planilhas e algum script. O custo sai das licenças e vai para o tempo de montar e manter. Veja o nosso guia de aprovação com Google Forms.

O aprovador precisa de licença paga?

Depende da ferramenta. Algumas deixam o aprovador agir pelo e-mail sem login, outras contam cada aprovador como um assento. Confira isso antes de comparar preços, porque os aprovadores costumam ser a maior parte da sua lista de usuários.

Qual a diferença entre um software de fluxo e uma ferramenta de gestão de projetos?

Ferramentas de projeto giram em torno de tarefas e quadros com status flexível. Um software de fluxo segue uma sequência definida de passos, em que uma solicitação não pode pular uma aprovação. Muitas equipes usam os dois.

Como fazer no Easyflow

Se o Easyflow combina com você, comece pela galeria em vez de uma página em branco. Solicitação de compra, Pedido de compra com alçadas, Reembolso de despesas, Aprovação de nota fiscal e Solicitação de férias estão prontos para adaptar, com aprovação pelo e-mail, alçadas por valor, substitutos para as ausências, prazos com lembretes e escalonamento, e uma linha do tempo completa que você pode exportar em CSV ou PDF. Existe um plano só, com todos os recursos: US$ 49 por mês para até 5 usuários, US$ 5 por mês para cada usuário adicional, e teste grátis de 14 dias sem cartão de crédito.

Para montar bem o primeiro processo, siga o nosso guia de fluxo de aprovação de compras.