Alçada de aprovação é a regra que diz quem pode aprovar o quê, até que valor, para cada tipo de solicitação. O conjunto de alçadas costuma ficar numa tabela, chamada de tabela ou matriz de alçadas, também conhecida como limites de aprovação. Cada linha é uma faixa: uma solicitação cai em exatamente uma faixa, e essa faixa define os aprovadores.
Por que importa
As alçadas deixam as decisões pequenas rápidas e as grandes cuidadosas ao mesmo tempo. Pedidos de rotina deixam de esperar na fila do diretor financeiro, compromissos grandes ganham mais olhos, e ninguém precisa perguntar "quem assina isto?", porque a resposta está na tabela.
Exemplo
Alçadas de compra numa empresa de 50 pessoas (exemplo ilustrativo):
| Valor | Aprovadores |
|---|---|
| Até R$ 5.000 | Gestor |
| De R$ 5.000 a R$ 50.000 | Gestor e diretor da área |
| Acima de R$ 50.000 | Gestor, diretor da área e diretor financeiro |
Um notebook de R$ 16.000 vai para o gestor e para o diretor da área. Uma assinatura de software de R$ 2.300 precisa só do gestor.
Erros comuns
- Compras fracionadas. Dois pedidos de R$ 4.500 para escapar do limite de R$ 5.000. Olhe os totais por fornecedor e por semana, não só cada solicitação.
- Faixas demais. Três ou quatro bastam para a maioria das pequenas e médias empresas.
- Nomes em vez de cargos. Escreva "diretor da área", não "Fernanda", para que a tabela sobreviva à rotatividade.
- Valores que mudam depois da aprovação. Se a nota fiscal final cair numa faixa mais alta, a solicitação deve voltar para a aprovação que faltou.
- Autoaprovação. A solicitação do próprio gestor deve ir para o gestor dele.
No Easyflow, as alçadas por valor escolhem os aprovadores a partir das faixas e são recalculadas quando o valor muda.