A maioria dos fluxos de aprovação não falha por ser simples demais. Falha porque alguém tentou cobrir todas as exceções no primeiro dia: quatro aprovadores, onze campos, um desvio para cada departamento e uma regra de que ninguém se lembra. As pessoas contornam o fluxo, aprovam no WhatsApp, e o "processo" vira um documento que ninguém abre.
Um fluxo de aprovação simples faz o contrário. Ele pede os poucos dados de que a decisão precisa, manda a solicitação para uma pessoa, trata a única exceção que realmente importa e guarda o registro. Isso basta para a maioria das solicitações de uma empresa pequena ou média, e é fácil de ampliar depois.
Este guia traz o desenho em três partes, seis exemplos para copiar e as regras que mantêm tudo simples enquanto a empresa cresce.
Em resumo
- Um fluxo de aprovação simples tem três partes: um formulário curto, um aprovador padrão e uma regra para a exceção que importa.
- Comece pela decisão, não pelo formulário: pergunte só o que o aprovador precisa para dizer sim ou não em menos de um minuto.
- Um aprovador é o padrão. Acrescente um segundo só quando ele conferir algo diferente, geralmente acima de um valor.
- O registro de quem aprovou o quê, e quando, importa mais do que qualquer outro recurso.
O que é um fluxo de aprovação simples?
Um fluxo de aprovação simples é o caminho mais curto que leva uma solicitação de quem precisa de algo até um sim ou um não registrado de quem pode decidir, antes que a coisa aconteça.
Ele tem três partes:
- Um formulário de solicitação. As mesmas perguntas toda vez, para ninguém precisar responder perguntando "quanto?" ou "para qual cliente?".
- Um aprovador padrão. Normalmente o gestor do solicitante, ou o responsável pelo orçamento, pelo sistema ou pela agenda envolvida.
- Uma regra para a exceção. O único caso em que o aprovador padrão não basta, como uma compra acima de certo valor.
Todo o resto (avisos, lembretes, o registro) deveria vir de graça da ferramenta que você usa, e não de passos extras.
As três partes, em detalhe
1. Um formulário curto
Escreva o formulário pensando no que o aprovador perguntaria de volta. Para uma compra, normalmente é o quê, quanto, de quem, por quê e para quando. De cinco a sete campos cobrem a maioria das solicitações.
Alguns hábitos mantêm o formulário curto:
- Torne a maioria dos campos obrigatória, e tenha poucos. Um campo obrigatório sempre preenchido vale mais do que três opcionais sempre vazios.
- Prefira opções a texto livre. Uma lista de centros de custo ou de tipos de solicitação é mais rápida de preencher e mais fácil de analisar depois.
- Peça o anexo, não a descrição dele. Um orçamento, uma nota fiscal ou um print respondem mais do que um parágrafo.
2. Um aprovador padrão
Escolha o aprovador pela função, não pelo nome: "o gestor do solicitante", "o responsável pelo financeiro", "o responsável pelo sistema". Quando a pessoa muda, o fluxo continua funcionando.
Um aprovador basta quando essa pessoa consegue avaliar a solicitação. Um segundo só ajuda quando confere algo que o primeiro não consegue, como o financeiro confirmando que há verba depois que o gestor confirmou a necessidade. Se o segundo aprovador nunca rejeita nada, ele é uma espera, não um controle.
3. Uma regra para a exceção
A maioria das equipes precisa de exatamente uma exceção. As mais comuns:
- Valor: solicitações acima de certo valor também vão para o financeiro ou para o dono.
- Tipo: compras de software também vão para quem cuida da TI.
- Quem pede: solicitações de um diretor de área vão direto para o dono, em vez de irem para o superior dele.
Escreva a regra primeiro como uma frase ("compras acima de R$ 10.000 também precisam do dono") e só depois monte. Se ela não cabe em uma frase, são duas regras, e provavelmente você só precisa de uma delas agora. Para regras por valor com vários níveis, veja o guia de alçadas de aprovação.
Seis fluxos de aprovação simples para copiar
| Solicitação | Campos do formulário | Aprovador padrão | Uma regra para a exceção |
|---|---|---|---|
| Compra | Item, fornecedor, valor, centro de custo, motivo, orçamento | Gestor do solicitante | Acima de certo valor, o financeiro ou o dono também aprova |
| Reembolso de despesas | Data, categoria, valor, finalidade, comprovante | Gestor do solicitante | Sem comprovante, volta para o solicitante em vez de ser aprovado |
| Férias e folgas | Datas, tipo (férias, folga, banco de horas), quem cobre | Gestor do solicitante | Pedidos que caem num período de pico também vão para o líder da equipe |
| Acesso a sistema | Sistema, nível de acesso, motivo, data de término se for temporário | Responsável pelo sistema | Acesso de administrador também vai para quem cuida da TI |
| Desconto para cliente | Cliente, valor do negócio, percentual de desconto, motivo | Líder comercial | Acima de certo percentual, o dono também aprova |
| Conteúdo ou documento | Rascunho, público, data de publicação | Responsável pelo tema | O que tiver afirmações jurídicas ou de preço também vai para quem responde por elas |
Cada um desses cabe em uma tela. Se o seu não cabe, procure o campo que o aprovador nunca lê e tire.
Regras que mantêm o fluxo simples enquanto você cresce
Os fluxos raramente ficam complicados de uma vez. Eles chegam lá uma exceção razoável de cada vez. Estas regras freiam isso:
- Todo passo novo precisa de alguém que sentiria falta dele. Se ninguém sabe dizer o que dá errado sem o passo, deixe-o de fora.
- Mude o limite, não as pessoas. Quando o dono está afogado em aprovações pequenas, suba o valor que exige a aprovação dele, em vez de colocar mais alguém para dividir a carga.
- Nomeie um substituto. As aprovações param quando uma pessoa viaja. Um substituto, definido uma vez, mantém as solicitações andando.
- Defina um prazo. Uma solicitação que espera mais de um ou dois dias úteis começa a ser feita sem aprovação. Um prazo com lembrete mantém a aprovação à frente da ação.
- Peça um motivo em toda rejeição. Isso ensina aos solicitantes como é uma boa solicitação, e menos pedidos voltam.
- Revise depois de um mês. Olhe as solicitações que foram devolvidas ou que mais demoraram. É ali que o formulário ou a regra precisam de ajuste.
Três jeitos de rodar
Você não precisa de um software específico para começar. O que importa é que as três partes e o registro existam.
E-mail com um modelo
Escreva o formulário como um modelo de e-mail e combine um formato de assunto, como "Solicitação de compra: fornecedor, valor". Não custa nada e funciona para poucas pessoas. Os pontos fracos são o registro (ele mora nas caixas de entrada) e as exceções (as pessoas precisam lembrar delas). Nosso artigo sobre os sinais de que sua equipe já passou da fase da aprovação por e-mail mostra quando isso para de funcionar.
Um formulário e uma planilha
Uma ferramenta de formulário recebe a solicitação sempre no mesmo formato e uma planilha guarda a lista. Isso resolve o formulário e o registro, mas o encaminhamento, os lembretes e a regra da exceção costumam depender de trabalho manual ou de scripts. Nosso guia de aprovações com Google Forms e Planilhas Google mostra até onde isso vai.
Uma ferramenta de fluxo de trabalho
Uma ferramenta dedicada manda cada solicitação para o aprovador certo, aplica a regra da exceção sozinha, lembra as pessoas e guarda o registro sem ninguém arquivar nada. Vale a pena quando chegam solicitações toda semana ou quando aprovações se perdem. Mantenha o mesmo desenho em três partes: a ferramenta deve facilitar o fluxo simples, não tentar você a montar um complicado.
Perguntas frequentes
Qual é o fluxo de aprovação mais simples?
Um fluxo com um único passo de aprovação: o solicitante preenche um formulário curto, um aprovador aprova ou rejeita, e a decisão fica registrada. Ele serve para a maioria das solicitações frequentes e de baixo risco, como folgas, compras pequenas e acesso às ferramentas do dia a dia.
Quantos aprovadores um fluxo de aprovação simples deve ter?
Um, por padrão. Acrescente um segundo só para a exceção que precisa de outra conferência, como um valor acima de um limite. Cada aprovador a mais acrescenta espera, então ele deve ser a exceção, não a regra.
Dá para criar um fluxo de aprovação no Excel ou no Planilhas Google?
Dá para manter a lista de solicitações e decisões numa planilha e combiná-la com um formulário que recebe os pedidos sempre no mesmo formato. O encaminhamento, os lembretes e as regras costumam exigir acompanhamento manual ou scripts, e é aí que um fluxo baseado em planilha começa a custar tempo.
Qual a diferença entre um fluxo de aprovação simples e um em vários níveis?
Um fluxo simples tem um passo de aprovação para a maioria das solicitações. Um fluxo em vários níveis passa a solicitação por vários aprovadores em sequência, como gestor, depois financeiro, depois o dono. Muitas equipes usam um fluxo simples com uma regra de valor, e só as solicitações grandes passam por vários níveis.
Como fazer as pessoas usarem o fluxo de aprovação?
Faça o fluxo ser mais rápido do que o atalho. Um formulário curto, aprovações que podem ser dadas pelo celular ou pelo e-mail e decisões rápidas fazem mais do que uma política. E quando alguém pedir no chat, responda com o link do formulário em vez de aprovar ali mesmo.
Como montar no Easyflow
O Easyflow foi feito em torno desse tipo de fluxo: um processo é uma lista reta de passos, o primeiro passo é o formulário da solicitação e cada passo seguinte vai para uma função, como o gestor do solicitante ou o responsável por um orçamento. A regra para a exceção é uma condição que pula um passo ou uma alçada por valor, e os aprovadores podem decidir pelo e-mail (antes abre uma página de confirmação) ou pelo celular. Prazos, lembretes, substitutos e o registro de cada decisão vêm com todo processo. A galeria de processos tem prontos Solicitação de compra, Reembolso de despesas, Solicitação de férias, Solicitação de acesso, Aprovação de desconto e Aprovação de conteúdo, que você adapta em poucos minutos, e o teste grátis de 14 dias não pede cartão.
Para o panorama completo, leia o guia de fluxo de aprovação, com tipos e exemplos.