Numa empresa de oito pessoas, as aprovações acontecem de uma mesa para a outra. O dono fica sabendo do notebook novo, da folga e do desconto para o cliente antes de alguém pensar em anotar. Aí a equipe cresce além do ponto em que todo mundo senta junto, e as mesmas perguntas começam a chegar por WhatsApp, e-mail e chat, muitas vezes pelos três.
Um fluxo de aprovação para pequenas empresas não é burocracia. É uma lista curta das decisões que precisam de um sim antes de acontecer, a pessoa que dá esse sim e o registro dele. Bem feito, ele tira trabalho das costas do dono em vez de colocar formulários nas costas de todo mundo.
Este guia mostra o que colocar sob aprovação, quem deve decidir conforme a empresa cresce, os poucos controles que valem a pena mesmo quando você é pequeno e como escolher a forma de rodar.
Em resumo
- Aprove as decisões que comprometem dinheiro, acessos ou a palavra da empresa. Deixe o trabalho de rotina para checklists e políticas.
- No começo, o dono aprova tudo. O objetivo do fluxo é passar a maior parte dessas decisões para os gestores, com uma regra de valor que mantém as grandes com o dono.
- Dois controles valem a pena em qualquer tamanho: quem pede um pagamento não é o único que o aprova, e toda decisão fica registrada.
- Escolha uma ferramenta que as pessoas usem pelo e-mail ou pelo celular em menos de um minuto, senão elas continuam aprovando no chat.
O que uma pequena empresa deve colocar sob aprovação
Nem tudo precisa de aprovação. Aprovações são para decisões difíceis de desfazer ou que comprometem algo em nome da empresa. Um teste útil: se isso desse errado, o dono ia querer saber quem decidiu?
| Área | Solicitações típicas | Por que precisa de um sim antes |
|---|---|---|
| Gastos | Compras, assinaturas de software, viagens, mudanças de orçamento | O dinheiro sai da empresa, e as assinaturas continuam cobrando |
| Pagamentos | Notas de fornecedores, reembolsos, alterações na folha | Pagar a conta errada, ou a mesma conta duas vezes, é difícil de reverter |
| Pessoas | Contratações, férias, horas extras, reajustes | Afetam custo, cobertura e o tratamento justo entre as pessoas |
| Acessos | Permissões de administrador, senhas compartilhadas, banco e sistema de folha | Acesso é fácil de dar e fácil de esquecer de tirar |
| Compromissos com clientes | Descontos, contratos, condições especiais | Obrigam a empresa e criam expectativa para o próximo negócio |
O que normalmente não precisa de aprovação: tarefas de rotina com um responsável claro, gastos abaixo de um limite pequeno que as pessoas podem pagar no cartão da empresa e tudo o que uma política escrita já decidiu. Para o trabalho recorrente, como as rotinas de abertura e fechamento, um checklist com prova de que foi feito funciona melhor do que uma aprovação.
Quem aprova, conforme a empresa cresce
O fluxo deve mudar junto com a equipe. O padrão abaixo é um ponto de partida, não uma regra.
| Tamanho da equipe | Quem aprova a maioria das solicitações | O que fica com o dono | Como costuma rodar |
|---|---|---|---|
| Cerca de 5 a 15 pessoas | O dono | Tudo, mas em um lugar só em vez de cinco | Um formulário compartilhado ou uma ferramenta simples, com o dono aprovando pelo celular |
| Cerca de 15 a 50 pessoas | O gestor de cada pessoa | Gastos acima de um valor, contratações, pagamentos a fornecedores novos | Uma ferramenta que encaminha pelo gestor e aplica uma regra de valor |
| Cerca de 50 a 150 pessoas | Gestores, com o financeiro nos gastos | Compromissos grandes e exceções | Regras por valor e por tipo, substitutos e relatórios de quanto tempo as aprovações levam |
O passo que mais importa é o do meio: sair de "o dono aprova tudo" para "os gestores aprovam, com uma regra de valor". Isso libera o tempo do dono sem perder de vista as decisões grandes. Escreva a regra em uma frase, como "compras acima de R$ 10.000 também precisam do dono", e ajuste o valor depois de alguns meses. Nosso guia de alçadas de aprovação cobre regras com vários níveis.
Controles que valem a pena, mesmo quando você é pequeno
Empresas grandes têm equipes de auditoria interna. Uma pequena empresa consegue a maior parte dessa proteção com alguns hábitos:
- Solicitante e aprovador são pessoas diferentes. Quem pede um pagamento ou um reembolso não deve ser o único a aprová-lo. Esse é o centro do que os contadores chamam de segregação de funções, e é o controle contra fraudes e erros mais barato que existe.
- A aprovação vem antes da ação. Uma aprovação dada depois da compra é um aviso. Se as coisas costumam acontecer primeiro e ser aprovadas depois, o fluxo está lento demais, não rígido demais.
- Toda decisão fica registrada. Quem aprovou, quando e o que viu. Você vai precisar disso numa disputa com um fornecedor, numa pergunta da contabilidade ou quando alguém da equipe quiser saber por que o pedido dele foi negado.
- Os valores são conferidos de novo quando mudam. Uma solicitação aprovada em R$ 4.500 que vira R$ 7.000 precisa ser aprovada de novo pelo novo valor.
- Alguém cobre quando o aprovador está fora. Um substituto nomeado mantém as solicitações andando durante as férias.
- Os acessos são retirados quando alguém sai. Aprovar o acesso é metade do trabalho. Um checklist de desligamento é a outra metade.
Nenhum desses controles exige uma ferramenta grande. Eles exigem o mesmo caminho para toda solicitação e um registro que não more na caixa de entrada de alguém.
Como montar em uma semana
- Liste as solicitações. Pergunte à equipe para o que ela pede permissão, e ao dono o que pedem a ele. Normalmente aparecem de cinco a dez tipos de solicitação.
- Escolha as duas primeiras. Comece pelas mais frequentes ou mais caras, normalmente compras e férias.
- Escreva cada uma em três partes: o formulário (o que o aprovador precisa ver), o aprovador padrão (pela função) e uma regra para a exceção. Nosso guia de fluxo de aprovação simples mostra como, com exemplos.
- Rode por um mês. Veja o que foi devolvido, o que mais demorou e o que ainda passou pelo chat.
- Acrescente as próximas solicitações. Despesas, notas fiscais, acessos e descontos seguem o mesmo padrão.
Como escolher a forma de rodar
As pequenas empresas costumam escolher entre três opções:
- E-mail ou chat com uma mensagem padrão. Grátis e conhecido. Funciona para poucas pessoas, mas o registro fica espalhado e ninguém recebe lembrete. Veja os sinais de que sua equipe já passou da fase da aprovação por e-mail.
- Formulários e planilhas. Mais estrutura e uma lista única, mas o encaminhamento, os lembretes e as regras de valor dependem de alguém lembrar.
- Uma ferramenta de fluxo de trabalho. As solicitações seguem sozinhas para quem decide, as regras se aplicam automaticamente e o registro se mantém sozinho.
Se for olhar ferramentas, confira estes pontos antes do preço:
- Decidir é rápido. Os aprovadores aprovam pelo e-mail ou pelo celular, sem precisar entrar num painel antes.
- As regras são simples de configurar. Um limite de valor e um aprovador definido pelo gestor não deveriam exigir consultoria.
- Quem é de fora da empresa não paga. Fornecedores, clientes e candidatos costumam participar, e não deveriam contar como usuários pagos.
- O registro é seu. Você exporta as solicitações e as decisões quando quiser.
- O preço é público. Você consegue ver quanto a equipe vai custar conforme cresce.
Nossa comparação de softwares de aprovação para equipes pequenas analisa várias opções em mais detalhe.
Erros comuns
- Copiar o fluxo de uma empresa grande. Três níveis de aprovação numa compra de R$ 1.000 ensinam as pessoas a contornar o processo.
- O dono como único aprovador para sempre. Funciona com dez pessoas e vira gargalo com trinta.
- Rejeições sem motivo. Os solicitantes tentam adivinhar o que deu errado e mandam o mesmo pedido de novo.
- Aprovar no chat "só desta vez". A exceção vira regra, e o registro some.
- Nunca revisar os valores. Um limite que fazia sentido com dez pessoas fica baixo demais com cinquenta.
Perguntas frequentes
Uma pequena empresa precisa de um fluxo de aprovação?
Quando mais de umas poucas pessoas podem gastar dinheiro, dar acessos ou fazer promessas a clientes, sim. Não precisa ser formal: um formulário curto, um aprovador e um registro bastam para começar.
O que deve exigir aprovação numa pequena empresa?
As decisões que comprometem dinheiro, acessos ou a palavra da empresa: compras e assinaturas, pagamentos e reembolsos, contratações e férias, acessos de administrador, descontos e contratos. O trabalho de rotina com um responsável claro normalmente não precisa.
Quem deve aprovar as compras numa empresa pequena?
No começo, o dono. Depois, o gestor de cada pessoa, com as compras acima de certo valor indo também para o dono ou para o financeiro. O valor depende das suas margens e do seu caixa, e deve ser revisto conforme a empresa cresce.
Como evitar que o dono vire o gargalo?
Dê aos gestores a aprovação das solicitações de rotina e deixe só as exceções com o dono, usando um valor ou um tipo de solicitação como regra. Defina um substituto para quando o dono estiver fora e deixe as aprovações acontecerem pelo celular.
Como fica no Easyflow
O Easyflow foi feito para essa fase: os processos são listas retas de passos que qualquer pessoa entende, as aprovações vão para funções como o gestor do solicitante, e uma alçada por valor mantém as solicitações grandes com o dono ou com o financeiro. Os aprovadores decidem pelo e-mail (antes abre uma página de confirmação) ou pelo celular, os substitutos assumem durante as folgas, os prazos vêm com lembretes e toda solicitação guarda um registro à prova de adulteração que você pode exportar. Quem é de fora da empresa participa sem conta e nunca conta como usuário. A galeria de processos tem prontos Solicitação de compra, Reembolso de despesas, Aprovação de nota fiscal, Solicitação de férias, Solicitação de acesso e Aprovação de desconto, o preço é um só e está publicado, e o teste é grátis por 14 dias, sem cartão.